Как составить и оформить график отпусков на 2025 год с учетом пожеланий сотрудников

Не позднее 17 декабря 2024 завершится период планирования отпусков на 2025 год. Учесть потребности работодателя и работников поможет составление графика.

Что такое график отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт организации, куда сотрудники вносят желаемые даты отдыха на грядущий год. Документ предназначен для равномерного распределения отпусков и помогает избежать наложений. Такой план нужен, чтобы пресечь вероятные конфликты внутри коллектива и обеспечить его бесперебойную работу. График отпусков-2025 составляется с учетом потребностей бизнеса и предпочтений сотрудников.

Документ должен содержать информацию о каждом, кто нанят по трудовому договору и может взять оплачиваемый отпуск. График составляют и на тех сотрудников, которые будут увольняться в январе и не намерены использовать накопившиеся дни отдыха.

Сотрудников в декрете тоже стоит включить в график, чтобы избежать проблем при проверках. Из отпуска по уходу за ребенком можно выйти в любой момент, также закон c 2024 года позволяет одновременно работать и получать полное детское пособие. Даты можно выбрать произвольно или с учетом пожеланий работника.

Кто обязан составлять график отпусков

График отпусков — обязательный документ для большинства работодателей и их сотрудников. Составлять его должны почти все организации, в которых есть занятые по трудовому договору (статья 123 ТК РФ). Это не касается лишь микропредприятий и НКО: им разрешено заменить полноценный график письменным соглашением с работником (статья 309.2 ТК РФ позволяет этим категориям полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов).

В график должны войти:

• период основного отпуска — 28 дней;
• увеличенный основной отпуск — педагогам, госслужащим и инвалидам;
• минимум три дополнительных дня отдельным категориям (за ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере, особый характер труда и другое).

Утвердить график необходимо за две недели до начала года, чтобы все работники смогли заранее спланировать свои отпуска. Сделать это должен ИП или руководитель компании. Глава организации может уполномочить на составление графика отпусков одного из сотрудников, например менеджера по персоналу. В компаниях, где есть отдельный специалист по КДП (кадровому делопроизводству), эта задача находится в его зоне ответственности.

По какой форме составить график отпусков

Форма графика отпусков утверждается отдельным приказом. В письме Роструда от 15 февраля 2021 года указано, что работодатель может:

• использовать унифицированную форму Т-7;
• разработать и утвердить собственный бланк.

Собственная форма графика отпусков

График отпусков на собственном бланке организации имеет ту же юридическую силу, что и унифицированная форма. Такой документ должен содержать:

• ФИО работника;
• должность или профессия;
• начало и конец отпуска;
• количество дней отдыха.

Как сделать график отпусков на собственном бланке? Скачать график отпусков (образец) на 2025 год.

Собственную форму уместно использовать, например, для планирования отпусков разными структурными подразделениями. Единый нормативный акт будет безразмерным, если составляется для тысяч сотрудников одной компании. Не будет удобен общий документ и для организации с множеством филиалов в разных городах.

Как правильно составить график отпусков на следующий год

Составление графика отпусков начинается с анализа потребностей компании и пожеланий сотрудников. Для этого нужно провести опрос среди работников о предпочтительных датах. Информацию собирают руководители отделов. 

Когда все сотрудники указали в плане свои даты, отдел кадров составляет проект графика отпусков. После утверждения руководителем предприятия он становится нормативным документом.

При распределении важно учитывать:

• периоды высокой нагрузки на предприятии;
• сезонные особенности работы;
• даты общекорпоративных мероприятий;
• пожелания сотрудников.

Работодатель может в зависимости от особенностей компании вводить разные ограничения для работников. Например:

• на летние месяцы можно запланировать только один период;
• отпуска руководителей смежных подразделений не могут пересекаться;
• отпуска сотрудников подразделения не могут накладываться на отпуск его руководителя;
• главы подразделений и работники бухгалтерии не могут брать отпуск на период сдачи отчетности.

Подобные нормы могут быть как негласными, так и закреплены отдельными приказами или положениями устава. Их цель — защищать интересы не только компании, но и самих работников, добиваясь более справедливого распределения отпусков.

Однако есть категории сотрудников, которые имеют право взять отпуск в любое удобное для себя время. В него входят несовершеннолетние, многодетные, супруги военнослужащих, почетные доноры и другие. Полный перечень есть в информации Роструда от 13 февраля 2023 года. На них ограничения работодателя по отпускам не распространяются.

Надо ли учитывать пожелания работников

Работодатель должен стремиться к тому, чтобы каждый работник мог выбрать наиболее удобное для себя время отдыха. Поэтому при составлении графика отпусков обязательно нужно учитывать пожелания самих работников.

Важно, чтобы сотрудники соблюдали принятый в компании порядок выбора дат. 

Существуют разные подходы к тому, как сформировать справедливую очередность:

• по иерархии (сначала руководители);
• по стажу в компании (сначала старожилы);
• по результатам работы (сначала более эффективные).

Можно также соединять разные подходы. Очередность стоит зафиксировать внутренним документом. Это снизит вероятность конфликтов за более удобные даты.

Приоритетное право выбора отпуска наравне с денежной премией может быть бонусом за качественно выполненную работу. И наоборот, работника можно поставить в конец списка на выбор дат за дисциплинарный проступок или провал KPI.

Заранее оценить благонадежность работника (в том числе, например, чтобы снизить риски того, что он не возьмет отпуск авансом, после которого не вернется), стоит с помощью сервиса проверки соискателей. Вы получите сведения об открытых ИП, арбитражных делах, нахождении в розыске, факте банкротства, штрафах и долговых обязательствах.

Как заполнить форму Т-7

Шапка формы Т-7 содержит такие данные, как:

• наименование организации;
• номер документа;
• дата составления;
• период (2025 год);
• виза профсоюза;
• подпись утверждающего лица.

Далее идет таблица с перечнем сотрудников. В таблице – десять колонок.

Графы с первой по четвертую — содержат основные данные о сотруднике: название отдела или департамента, должность по штатному расписанию, ФИО и табельный номер.

В пятой графе указывается продолжительность отпуска — число календарных дней (с учетом выходных). Основной отпуск можно дробить как угодно, но один из периодов должен составлять минимум 14 дней.

Шестая графа — запланированная дата начала отпуска. Графы 7, 8, 9 заранее заполнять не нужно. Данные туда вносятся по факту, когда сотрудник уйдет в отпуск. Предварительно можно заполнить эти столбцы карандашом.

Скачать шаблон формы Т-7 для графика отпусков

Заполнять форму нужно аккуратно и без ошибок. Если трудовая инспекция найдет в графике нарушения, предприятию грозят штрафы.

Как исполнять график отпусков

Исполнение графика отпусков требует от работодателя строгого соблюдения установленных сроков. Работники должны быть уведомлены о своем праве на отдых согласно графику — за две недели до начала отпуска. Невыход на работу в первый день запланированного периода не считается прогулом, даже если работодатель не издал приказ об очередном отпуске. А вот перечислить отпускные за три рабочих дня до начала отпуска работодатель обязан.

С другой стороны, соблюдать утвержденный график обязаны и работники. Если у сотрудников меняются планы, появляются новые обстоятельства, необходимо оперативно реагировать и вносить корректировки в график. Исключение составляют лишь вновь принятые сотрудники и отдельные льготные категории работников.

Кто может уйти в отпуск вне графика

Уйти в отпуск не по графику имеют право некоторые категории льготников:

• работающие по совместительству — на период отпуска по основному месту;
• сотрудницы, уходящие в декрет — сразу до или сразу после больничного по беременности и родам;
• их мужья — во время такого больничного;
• жены или мужья военнослужащих — на период отпуска супруга.

Ряд категорий, как уже отмечалось ранее, могут и вовсе уйти в отпуск в любое удобное для себя время, написав соответствующее заявление:

• несовершеннолетние;
• многодетные;
• почетные доноры;
• усыновившие ребенка до трех месяцев;
• воспитывающий несовершеннолетнего ребенка-инвалида (один из супругов);
• ветераны боевых действий;
• ликвидаторы последствий аварии на Чернобыльской АЭС и т.д. (всего более 20 категорий).

Также вне графика имеют возможность взять отпуск вновь принятые работники, которые не были трудоустроены на момент создания документа. В этом случае стоит составить для них дополнительный график или предоставить отдых на основании заявления, написанного в свободной форме или по шаблону.

Скачать заявление на отпуск вне графика, образец

Как внести изменения в график отпусков

Изменения в график отпусков могут быть вызваны различными обстоятельствами: болезнью сотрудника, изменением производственных нужд или другими факторами.

Внесение изменений должно быть оформлено документально:

• если перенос происходит по инициативе работника, он пишет соответствующее заявление;

Скачать образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника

• если перенести отпуск просит работодатель, необходимо получить письменное согласие сотрудника. Например, если нужно отозвать сотрудника из отпуска. В таком случае работник пишет согласие на отзыв, а работодатель составляет соответствующий приказ и уведомляет сотрудника.

Скачать уведомление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, образец

В обоих случаях изменения необходимо отразить в графике отпусков. В форме Т-7 для этого существуют колонки 8 и 9. В восьмой графе указывается документ-основание для переноса, в девятой — новая дата.

Пример изменений в форме Т-7

Аналогичные изменения вносятся, если нужно разделить ранее запланированный период на части. Но не забывайте, что один из периодов должен быть не менее 14 дней.

Нужно ли ознакомить сотрудников с графиком отпусков и как это сделать

Трудовой кодекс РФ не содержит указания на необходимость довести содержание графика до сотрудников, но обязывает работодателя не позднее двух недель сообщить сотруднику о начале оплачиваемого отдыха (статья 123 ТК РФ).

Однако утвержденный график отпусков все же стоит озвучить коллективу, чтобы каждый мог заранее спланировать отдых.

Сделать это можно разными способами:

• распечатать и разместить график на видном месте в офисе;
• сделать рассылку с электронной копией на корпоративную почту;
• провести общее собрание с презентацией графика;
• ознакомить лично, например через руководителей подразделений.

В компании с большим штатом удобно будет знакомить не со всем документом, а с выпиской из него. Также стоит зафиксировать факт ознакомления сотрудников с документом. Например, уведомить под роспись.

Штраф за отсутствие графика отпусков или его несоблюдение

Если у предприятия нет задокументированного плана отпусков или он не соблюдается, это может повлечь за собой административные штрафы. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан обеспечить наличие данного документа, а также его исполнение. Нарушение этих требований может привести к проверкам со стороны инспекции труда и наложению штрафов в следующем размере:

Руководителям организаций помимо штрафа также грозит предупреждение за первое нарушение и дисквалификация на срок от 1 до 3 лет за повторное.

Часто задаваемые вопросы

Когда составляется график отпусков на следующий год?  

График отпусков на следующий год составляется до 17 декабря текущего года. Это позволяет всем сотрудникам заранее планировать свои отпуска.

Сколько дней отпуска надо планировать в графике отпусков?  

Количество дней отпуска зависит от стажа работы сотрудника и внутренней политики компании. Основной отпуск составляет 28 календарных дней в год. Отдельные категории отдыхают дольше. Помимо основного стоит запланировать минимум три дня дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, вредные условия труда, работу на Крайнем Севере.

Как по закону распределяются отпуска?  

По закону отпуска должны распределяться с учетом пожеланий работников и производственных нужд компании. Работодатель не может произвольно менять даты отпуска без согласия сотрудника.

Можно ли составить график отпусков без согласия работника?

Составление графика без учета мнения работников возможно, но это может вызвать недовольство и конфликты. Рекомендуется учитывать пожелания сотрудников.

Кто имеет приоритет в выборе отпуска?

Трудовой кодекс не содержит информации о приоритетности, организация сама определяет это в своей политике и фиксирует приказом или положением устава. Отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время: беременные сотрудницы и их мужья, супруги военнослужащих, работающие по совместительству и другие.

Автор: Дмитрий Савельев