Как писать объяснительную записку: инструкция, примеры и советы

Ошибка, опоздание, невыполнение задачи – ситуации, знакомые каждому рабочему коллективу. Выяснить причины возникших проблем и понять, как предотвратить подобное в будущем, помогает объяснительная записка. Грамотно написанная объяснительная помогает сотруднику защитить свои интересы, а руководителю – объективно оценить ситуацию. 

Что такое объяснительная записка и когда она нужна? Как писать объяснительную на работе и сколько есть дней для ее написания? В этих и других вопросах разберемся в нашей статье.

Что такое объяснительная записка и зачем она нужна

Объяснительная записка – это внутренний документ, в котором работник письменно описывает свою версию событий. Объяснительная позволяет работодателю зафиксировать позицию сотрудника и учесть ее при принятии решения.

В трудовом законодательстве предусмотрено право работника дать письменное объяснение, если от него требуют разъяснить ситуацию. В записке можно объяснить причины опоздания, прогула, допущенных ошибок или других нарушений трудовой дисциплины. Это помогает сделать разбирательство более объективным.

Когда может потребоваться писать объяснительную

Объяснительная записка используется, когда необходимо зафиксировать причину нарушения установленных правил или требований. Иногда такая бумага может стать доказательством при служебном расследовании или в суде.

Объяснительную могут запросить, если:

• обязанности выполнены с нарушением сроков или некачественно (например, не сдан отчет в установленный день);
• нарушена трудовая дисциплина – опоздания, отсутствие на рабочем месте, саботаж инструкций;
• во время работы сотрудник занимался своими делами;
• произошел конфликт между коллегами.

Каждый работодатель заинтересован в том, чтобы в компании работали ответственные сотрудники. Частые нарушения трудовой дисциплины или конфликты могут быть сигналом к тому, что стоит внимательнее подходить к процессу подбора персонала.

Проверка кандидата через сервис SpectrumData поможет снизить финансовые и репутационные риски. Всего за пару минут сервис сформирует отчет о наличии задолженностей, участии в судебных процессах, наличии ИП и других деталях биографии кандидата или действующего сотрудника.

Виды объяснительных

Объяснительные записки могут писать для разных целей. В ТК РФ классификации таких документов нет, но на практике можно выделить следующие форматы объяснительной:

• Пояснительная.

Это объяснительная по поводу действий других лиц. Помогает разобраться в спорных ситуациях, когда требуется рассмотреть разные точки зрения. В этом случае каждый участник событий пишет свою версию, а руководитель принимает решение, опираясь на полученные данные.

• Оправдательная.

Оформляется, когда сотрудник нарушил установленные нормы и хочет изложить причины. Например, человек опоздал на работу по уважительным причинам и хочет донести это до работодателя.

Можно ли отказаться от объяснительной

Обязан ли сотрудник писать объяснительную? Сотрудник вправе отказаться: заставить его сделать это работодатель не может. Однако отказ от документа не освобождает от ответственности за проступок. Более того, в некоторых случаях молчание воспринимается как признание вины.

Если работник не нарушал правил, письменное объяснение поможет ему изложить позицию и защитить себя от необоснованных обвинений. А вот при отсутствии пояснений работодатель вправе применить более строгие меры дисциплинарного взыскания.

Если сотрудник не предоставляет документ, работодатель составляет акт об отказе. В нем фиксируются дата, время, суть нарушения и причина отказа от письменных объяснений.

Скачать образец акта об отказе давать объяснения

Акт подписывается не менее чем двумя свидетелями. С документом знакомят работника под подпись, а при отказе делается соответствующая отметка.

Как писать объяснительную правильно

Объяснительная записка составляется в свободной форме – строгих требований нет. Однако существуют общепринятые нормы делового оформления. Рассмотрим пошаговый план, как написать объяснительную на работе.

Шаг 1. Заполнить основные данные

В правом верхнем углу сотрудник указывает ФИО и должность того, на чье имя пишется объяснительная записка. Как правило, объяснительная пишется на имя руководителя компании, а не на имя непосредственного начальника отдела. Также работник указывает свое ФИО и занимаемую в организации позицию.

Шаг 2. Изложить обстоятельства ситуации

Работнику следует изложить обстоятельства предельно нейтрально, избегая лишней эмоциональности: в тексте объяснительной записки должны быть только факты. Обязательно нужно указать причину проступка.

Каких правил стоит придерживаться сотруднику при написании объяснительной:

• объясните причину по факту, без длинных отступлений;
• не перекладывайте вину на коллег, которые не причастны к случившемуся;
• оформляйте объяснительную грамотно, не допуская ошибок;
• приложите доказательства, если они имеются;
• не указывайте в записке заведомо неуважительные причины.

Шаг 3. Прикрепить доказательства

Если есть какие-то доказательства, подтверждающие уважительность причины, лучше прикрепить их к объяснительной. Например, это может быть справка из больницы, штраф ГИБДД или скриншот из рабочего чата.

В конце объяснительной записки сотрудник ставит дату и подпись с расшифровкой.

Объяснительная пример

При составлении объяснительной можно придерживаться стандартных правил оформления документов. Как было упомянуто выше: строгих требований к форме объяснительной нет, нужно лишь указать все необходимые данные. Если в организации есть утвержденный пример объяснительной записки, для удобства можно воспользоваться им.

Документ нужно составить в свободном формате, соблюдая деловой стиль и логику изложения.

Скачать образец объяснительной записки на работе

Сроки для составления объяснительной записки

У провинившегося сотрудника будет 2 рабочих дня, чтобы предоставить письменное объяснение после получения такого требования от работодателя (по ст. 193 ТК РФ). В этот срок не засчитывается время, когда сотрудник официально освобожден от работы. Например, открыл больничный или ушел в отпуск.

Если по истечении 2 дней сотрудник не предоставил объяснительную записку, работодатель может оформить акт об отказе.

Важно! Уволить сотрудника можно только за сам проступок, за непредоставление объяснительной работодатель вправе вынести замечание или выговор.

Срок хранения объяснительных записок

Отдельных правил хранения именно объяснительных записок трудовое законодательство не устанавливает. Однако их относят к категории внутренних служебных документов, и сроки хранения зависят от содержания:

• если документ связан с нарушением трудового распорядка – хранится 1 год;
• если речь идет о дисциплинарных вопросах – срок хранения составляет 3 года.

Как правило, объяснительные подшиваются в личное дело сотрудника и остаются там до истечения установленного периода.

Объяснительная записка: главное

Объяснительная записка – документ, в котором работник письменно раскрывает обстоятельства какого-либо события. Она помогает зафиксировать позицию сотрудника.

Когда работодатель вправе запросить объяснительную на работе:

• сотрудник выполнил обязанности не в срок или некачественно;
• при нарушении трудовой дисциплины;
• если во время работы сотрудник занимался личными делами;
• при конфликте между работниками.

Виды объяснительных записок:

• пояснительная – фиксирует отдельные моменты выполнения задания или проекта, если у руководства возникли вопросы.
• оправдательная – описывает обстоятельства нарушения правил или несоблюдения сроков.

После получения требования от работодателя у работника есть 2 дня на предоставление объяснения. Если документ не предоставлен, работодатель вправе оформить акт об отказе.

Часто задаваемые вопросы

Является ли объяснительная записка документом?

Объяснительная записка – это официальный внутренний документ организации. Она оформляется в письменном виде, имеет реквизиты компании и приобщается к личному делу сотрудника или материалам служебной проверки.

Какие причины можно указать в объяснительной за прогул?

Сотрудник может указать любую причину в объяснительной. Однако смягчить взыскание и обосновать свой прогул работник сможет только в том случае, если причина отсутствия на рабочем месте уважительная.

К уважительным причинам прогула обычно относят:

• болезнь (при подтверждении медицинской справкой);
• выполнение государственных или общественных обязанностей;
• чрезвычайные обстоятельства (аварии, стихийные бедствия);
• форс-мажор на дороге.

Сколько времени дается работнику для написания объяснительной?

ТК РФ устанавливает, что на подготовку объяснительной у сотрудника есть 2 дня с момента получения требования от работодателя. Периоды отпуска или больничного в этот срок не входят.


Автор: Дилара Ильясова