Как написать заявление на перевод на удаленную работу

Удаленная работа сейчас востребована: 46% россиян выбрали бы работать из дома, подсчитали в компаниях «Технологии Доверия» и «O1 Properties». Все потому, что удаленка помогает сотрудникам сохранять work-life balance, а также дает возможность свободно выбирать место и время работы. Работодателю же дистанционный формат работы позволяет сократить расходы на содержание офиса и привлечь в компанию новых работников.

Как грамотно составить заявление о переводе на дистанционную работу, в каких случаях нужен этот документ и может ли работодатель перевести сотрудника на дистант без его согласия? В нашей статье ответим на вопросы и приведем примеры заявлений на удаленную работу.

Что такое заявление на удаленную работу

Дистанционная работа (по ст. 312.1 ТК РФ) – выполнение обязанностей, прописанных в трудовом договоре, вне офиса компании. Для решения рабочих задач и взаимодействия с руководством и коллегами сотрудник на удаленке использует Интернет и другие средства связи.

Заявление на удаленную работу – это просьба сотрудника о переходе на дистанционный формат труда. После подачи заявления работодатель обсуждает новые условия с сотрудником, а затем заключается допсоглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу.

Важно! Заявление о переводе на дистанционную работу необходимо при переходе действующего сотрудника на новый формат. С новичком же можно сразу при трудоустройстве заключить договор с условиями о дистанционной работе.

Зачем необходимо заявление о переводе на удаленную работу

Заявление на удаленную работу позволяет официально перевести сотрудника на дистанционный режим.

Перейти на удаленную работу сотрудник может:

• По собственной инициативе.

Причина, по которой сотрудник направляет заявление о переводе на удаленную работу, по закону может быть любой. Но работодатель не обязан соглашаться и подписывать заявление. Если в ходе обсуждения работодатель решает, что не готов переводить сотрудника на удаленку, тот продолжает трудиться в офисе.

Работодатель может быть не заинтересован в переводе сотрудника на удаленку по разным причинам. Например, некоторые руководители считают, что работа из офиса более эффективна или что личная коммуникация укрепляет команду.

Но отказать в переводе работодатель может и из-за возможных рисков для компании. Дистанционному сотруднику проще совмещать несколько проектов для разных заказчиков, общаться с конкурентами и сливать им информацию о компании. 

Быть уверенным в команде или по крайней мере обладать полной информацией о биографии сотрудника и возможных рисках помогает проверка соискателей. 

Комплексную оценку благонадежности можно провести с помощью автоматизированного сервиса от SpectrumData: за три минуты вы получите отчет, который позволит вы оценить аффилированность работника, узнать, есть ли у него крупные задолженности и многое другое.

• По предложению работодателя.

Если перейти на дистант сотруднику предлагает работодатель, достаточно будет составить приказ и дополнительное соглашение. Новые условия обсуждаются работодателем и сотрудником и прописываются в допсоглашении. Например, стоит указать, будет ли предоставляться оборудование для работы и если да, то какое и на каких условиях.

Когда перевод на удаленку возможен без согласия сотрудника

Переход на удаленку возможен, если обе стороны согласны с новыми условиями. Но по ст. 312.9 ТК РФ в отдельных случаях работодатель может перевести сотрудника на дистант без его согласия.

Компания вправе перевести сотрудника на дистант без его согласия в чрезвычайных ситуациях. Например:

• при катастрофах техногенного или природного характера;
• при наводнениях, пожарах, землетрясениях;
• при возникновении аварии или несчастного случая на производстве;
• при эпидемии или эпизоотии.

Если работодатель переводит сотрудника на временную удаленку из-за чрезвычайной ситуации, изменения в договор вносить не нужно. Вместо этого работодатель должен составить внутренний нормативный документ, где прописываются причины, условия и сроки перевода работника.

Как правильно составить заявление

Единая форма заявления на дистанционную работу законодательно не установлена. Сотрудник может составить документ самостоятельно или использовать для этого заявление на удаленную работу, образец которого предоставит работодатель.

Однако при составлении документа важно соблюдать некоторые правила, чтобы заявление имело правовую силу.

В документе должны быть прописаны:

• название организации;
• информация о руководителе, включая его должность;
• данные сотрудника и его должность;
• название документа;
• просьба о переходе на удаленную работу с объяснением причин;
• характер перевода (временный или постоянный);
• сроки действия удаленного формата работы.

В конце документа указывается дата и ставится подпись работника. Подать заявление о переводе на удаленный формат работы сотрудник может как лично, так и в электронном виде.

Образец заявления на перевод на удаленную работу

С помощью заявления сотрудник выражает просьбу или согласие на перевод на дистанционную работу. На его основе работодатель оформляет приказ о переводе и заключает допсоглашение к договору.

Если работодатель инициирует перевод сотрудника на удаленную работу, заявление от работника не требуется.

Заявление на удаленную работу по семейным обстоятельствам

Семейные обстоятельства для перехода на дистант у сотрудника могут быть разными. Например, заявление на удаленную работу может быть обусловлено необходимостью ухаживать за больным родственником или маленьким ребенком.

Скачать заявление о переводе на дистанционную работу, образец при семейных обстоятельствах

Заявление на дистанционную работу из-за удаленности места проживания

Если сотрудник живет далеко от офиса или ему стало трудно добираться до работы (например, трассу закрыли на ремонт, из-за чего человек тратит на дорогу в несколько раз больше времени), он может подать заявление о переводе.

Скачать заявление о переводе на удаленную работу, образец при удаленности места проживания от места работы

Заявление на удаленную работу из-за переезда в другой город

Если сотруднику нужно переехать в другой город, но он хочет остаться в компании, работник может попросить перевести его на удаленку.

Скачать заявление на удаленную работу, образец при переезде в другой город

Порядок оформления перевода на удаленную работу

Процесс перевода сотрудника на удаленную работу зависит от того, кто выступает инициатором изменений.

• Инициатор – сотрудник.

Работник должен подать письменное заявление с указанием причин и условий дистанционного режима. Работодатель рассматривает обращение и при одобрении оформляет приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору.

• Инициатор – работодатель.

Здесь работодателю потребуется получить письменное согласие работника, составить допсоглашение и подписать его. После подписания приложения к договору оформляется приказ о переводе на дистант. Также работодатель может утвердить локальный нормативный акт, если перевод касается сразу нескольких сотрудников.

Вне зависимости от причины перевода работодатель обязан оформить приказ, где указываются сроки, условия работы, порядок обеспечения сотрудника необходимым оборудованием и другие важные детали. После составления всех документов сотрудник переводится на удаленную работу.

Как учитывать рабочее время на удаленке

Рабочий режим сотрудников на удаленке подчиняется общим правилам трудового распорядка. Удаленных работников отмечают в табеле учета рабочего времени так же, как и офисных. 

Однако для дистанционной работы предусмотрены специальные коды и обозначения:

• Буквенные коды: УД или Д — дистанционная работа.
• Цифровые коды: 05 или иной код, установленный нормативным актом компании.

В табеле фиксируются рабочие дни и часы в соответствии с графиком сотрудника. Если он работает по стандартному графику, проставляются обычные отметки о присутствии. Выходы в праздники, выходные и переработки также учитываются.

При отсутствии работника по уважительной причине, например, из-за больничного или отпуска, в табеле это отмечается определенным кодом (например, Б – больничный, ОТ – отпуск).

Чтобы фиксировать начало и конец рабочего дня, перерывов, некоторые компании используют автоматизированные системы. Они нужны для отслеживания присутствия сотрудников и формирования табеля.

Часто задаваемые вопросы

Как пишется заявление на удаленку?

Заявление на удаленную работу пишется в свободной форме, но при составлении стоит придерживаться некоторых правил. 

Для этого в документе указывают:

• наименование организации;
• должность и ФИО руководителя;
• данные работника;
• название документа;
• тип перевода;
• просьбу о переводе на дистанционный формат с обоснованием;
• предполагаемый срок удаленной работы;
• дату и подпись.

Работодатель может предложить свой образец заявления.

Как прописать режим работы дистанционного работника?

График работы сотрудника на удаленке прописывают в допсоглашении или сразу в трудовом договоре (по ст. 312.4 ТК РФ).

В документе указываются начало и окончание рабочего дня, перерывы, выходные дни. Если же режим работы не прописан, работник устанавливает его самостоятельно.

В каких случаях можно перейти на дистанционную работу?

Сотрудник может начать работать из дома по соглашению с работодателем. Для этого подается заявление на удаленную работу с объяснением причин перехода. При согласии работодателя на перевод сотрудник начинает трудиться из дома.

Работодатель может перевести сотрудника на удаленку по своему распоряжению. Например, если человек может выполнять работу из дома. В чрезвычайных ситуациях (например, наводнение) дистанционный режим может вводиться без согласия работников.