Что такое профиль должности и как его составить

Качественный и быстрый подбор существенно влияет на прибыль компании, становление корпоративной культуры и обеспечивает рост бизнеса в целом. Одним из инструментов, который позволяет повысить шансы найти и удержать лучших специалистов на рынке, является составление профиля должности.

Что такое профиль должности, как понять – какой должен быть сотрудник, идеально подходящий компании, а также как составить портрет идеального кандидата – разбираемся вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Андрей Меньшиков

• руководитель кадрового агентства «Меньшиков HR»

Профиль должности – что это такое?

Профиль должности – документ, который содержит подробное описание и требования к конкретной должности в компании, иначе говоря, каким специалистом и в чем должен быть сотрудник. Как правило, профиль составляется перед началом поиска работника и позволяет легче и эффективнее выстроить отбор и стратегию работы с кандидатами. Важно понимать, что даже в процессе подбора нескольких сотрудников в одну команду внутри компании, профили должности будут для каждого индивидуальные. Они должны учитывать особенности работы на конкретной позиции, специфику взаимодействия в команде и бизнес-процессов в компании.

Прежде чем приступить к составлению профиля, важно не просто перечислить базовые профессиональные навыки нужного специалиста, желательно проанализировать работу сотрудников внутри компании на аналогичных должностях, изучить последние исследования, статистику и тенденции рынка, а также использовать неофициальные данные.

Чем профиль должности отличается от портрета идеального кандидата?

Вместе с понятием «профиль должности» в сфере подбора персонала часто используется другой термин – «портрет идеального сотрудника». Это своего рода расширенная версия описания должности, которая помимо квалификации, профессиональных компетенций и навыков содержит описание типа личности, мотивы и цели соискателя. Это собирательный образ сотрудника, которого хочет видеть заказчик – руководитель подразделения или собственник бизнеса – на конкретном рабочем месте и который наиболее вероятно сможет встроиться в существующую корпоративную культуру.

Для чего нужен профиль должности?

Как правило, профиль должности составляется для подбора сотрудников с большим влиянием на бизнес и высокой ответственностью за результат. 

«Профиль должности помогает рекрутеру понять, каким опытом и личностными качествами должен обладать сотрудник, какие задачи ему предстоит выполнять, а также на какой уровень мотивации он может рассчитывать. Эта информация помогает презентовать и более успешно «продавать» вакансию кандидату, – поясняет Андрей Меньшиков. – Например, есть собственник растущей компании численностью 200 человек. Он принимает решение нанять исполнительного директора, чтобы делегировать часть вопросов, связанных с операционным управлением. Перед тем как начать поиск, рекрутеру необходимо провести интервью с собственником, составить профиль должности и только затем приступать к поиску кандидата, максимально соответствующего представлениям и запросу заказчика».

Детально проработанный профиль кандидата является связующим звеном для заказчика и службы HR. В этом документе фиксируются договоренности и представления всех сторон о том, каким должен быть сотрудник на соответствующей должности. Кроме того, профиль кандидата повышает эффективность работы кадровых агентств, которые не погружены в специфику компании. Документ помогает четко осознавать, каких сотрудников подбирать и действовать по заданному алгоритму.

Также профиль кандидата помогает:

• составлять наиболее эффективные описания вакансий;
• находить пассивных кандидатов, которые рассматривают предложения, но не находятся в активном поиске;
• ускорить формирование шорт-листа кандидатов;
• проводить более эффективные собеседования;
• укреплять корпоративную культуру в компании;
• своевременно анализировать причины неудачного подбора в прошлом;
• составить задачи на испытательный срок и должностную инструкцию;
• повысить производительность коллектива. Понимая тип личности кандидата можно сбалансировать взаимодействие в коллективе;
• увеличивать процент выхода на целевых кандидатов. Выходить к тем самым кандидатам и получать больше принятий предложений от тех самых кандидатов;
• снижать текучесть. Если нанимаем подходящего кандидата под профиль, то вероятность его ухода из компании снижается;
• оптимизировать бюджет на подбор персонала. Профиль позволяет сосредоточиться на меньшем количестве кандидатов, но лучшего качества;
• повысить уровень соответствия кандидатов требованиям заказчика;
• четче определять уровень зарплат сотрудников. Описанные в профиле ответственность сотрудника, его компетенции и предъявляемые к нему требования помогают определиться с вилкой заработной платы и обосновать ее руководству.

Как составить профиль должности: пошаговая инструкция

Прежде чем подойти к созданию профиля кандидата, необходимо учитывать, что в этот портрет должен вписываться не один-единственный соискатель на рынке. Профиль должности предполагает отклики определенного типажа кандидатов. Слишком сильная зависимость от жесткой модели личности может привести к тому, что будет упущена часть соискателей, не идеально подходящих под модель, но обладающих другими ценными характеристиками.

Как составить профиль должности:

• Определить роль кандидата и собрать данные.

Чем больше информации будет собрано, тем более проработанным будет образ кандидата. Лучше всего встретиться с заказчиком или запросить у него подробную письменную заявку на подбор кандидата. Кроме того, не лишним будет проанализировать работу действующих сотрудников на аналогичных должностях, а также изучить резюме лучших исполнителей и кейсы успешного найма.

• Определить требования и критерии оценки работы.

В профиль необходимо включить перечень требований к квалификации, навыкам соискателя, личностным характеристикам. Исходя из прошлого опыта, можно сделать акцент на том, какие сильные стороны и развитые деловые качества должны быть у идеального кандидата. Например, предыдущий руководитель отдела был хорош в решении административных вопросов, но не показал ожидаемых результатов в реализации конкретного проекта. Описанный в профиле кандидат должен идеально вписаться в существующую команду. Для оценки квалификации и опыта соискателя в профиль можно включить и список узких профессиональных вопросов, на которые он должен ответить в рамках собеседования.

• Оформить итоговый вариант и согласовать портрет с заказчиком.

В процессе согласования заказчик может внести дополнения к требованиям, пересмотреть зарплату кандидата или отказаться от каких-либо указанных параметров. Так ответственность за поиск целевого кандидата уравновешивается между рекрутером и заказчиком.

Профиль сотрудника – образец

Структура и формат профиля должности определяется внутри компании. Единого стандарта его оформления не существует, как и нет законодательных предписаний к его созданию и внедрению в организациях. 

Так, например, в крупных компаниях с собственным отделом рекрутинга, который в том числе проводит анализ неудач подбора, профиль будет включать не только набор «жестких» и «мягких» навыков, но также и методику их проверки. В случае, если компания обратилась за помощью в подборе к рекрутинговому агентству, в качестве профиля должности может выступать качественно и подробно заполненная заявка на подбор персонала.

Скачать профиль должности, образец

Поскольку профиль кандидата тесно связан с заявкой на подбор, вы можете также ориентироваться и на ее шаблон при составлении портрета идеального сотрудника.

Скачать бланк заявки на подбор персонала или пример заполненной заявки на подбор персонала.

Типичные ошибки при составлении профиля должности

Профиль должности, составленный подробнейшим образом – залог эффективного поиска и успешного найма, подчеркивает Андрей Меньшиков. Кроме того, грамотно составленный портрет кандидата позволяет сэкономить время и ресурсы всех сторон, заинтересованных в закрытии вакансии – заказчика, рекрутера и самого соискателя. 

Чтобы профиль сработал на результат, стоит избегать типичных ошибок:

1. «Списывать» профиль у коллег.
2. Пренебрегать деталями.
3. Не привлекать к составлению профиля заказчика.

Главная задача составления профиля – найти сотрудника, который идеально впишется в конкретную компанию и конкретную команду. Он должен подходить не только по профессиональным навыкам, но и по духу тому месту, в котором он будет работать.

Что делать, если нет кандидатов, соответствующих профилю вакансии?

Определить, насколько результативно работает составленный профиль кандидата, можно по нескольким показателям.

• Количество отклоненных заказчиком кандидатов сводится к минимуму, что говорит о том, что рекрутер разобрался, кто именно нужен заказчику.
• В процессе подбора нет необходимости уточнять детали у заказчика. Рекрутер четко понимает требования по вакансии и может ответить на любые вопросы соискателя на интервью.
• Вакансия закрывается быстрее относительно предыдущего опыта подбора сотрудника на данную должность или относительно аналогичных на рынке.

Однако в некоторых случаях даже с помощью грамотного профиля подходящего кандидата найти все же не удается. В такой ситуации следует еще раз проанализировать и пересмотреть составленный портрет и перечисленные в нем условия. В некоторых случаях стоит задуматься о корректировке зарплатного предложения либо запроса к опыту и навыкам. Если оба варианта невозможны, остается только продолжать искать.

Как убедиться в благонадежности кандидата?

Когда соответствующие кандидаты на должность найдены, не стоит забывать еще об одном инструменте, с помощью которого наем становится безопаснее – проверка на благонадежность. 

Эффективно и без лишних трат проверять соискателей и действующих сотрудников поможет автоматизированная система от SpectrumData. Этот инструмент позволит оценить благонадежность каждого из новых сотрудников при минимальных затратах. 

Проверка занимает всего несколько минут. За это время система проанализирует более 70 официальных, государственных и открытых баз данных и отправит полный отчет о соискателе.

Проверка кандидата позволяет принять взвешенное решение о найме того или иного сотрудника, сберечь деньги, снизить экономические риски и сохранить репутацию компании.

Автор: Анатолий Черепанов