Что такое профиль должности и как его составить

Качественный и быстрый подбор существенно влияет на прибыль компании, становление корпоративной культуры и обеспечивает рост бизнеса в целом. Одним из инструментов, который позволяет повысить шансы найти и удержать лучших специалистов на рынке, является составление профиля должности.

Что такое профиль должности, как понять – какой должен быть сотрудник, идеально подходящий компании, а также как составить портрет идеального кандидата – разбираемся вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Андрей Меньшиков

• руководитель кадрового агентства «Меньшиков HR»

Профиль должности – что это такое?

Профиль должности – документ, который содержит подробное описание и требования к конкретной должности в компании, иначе говоря, каким специалистом и в чем должен быть сотрудник. Как правило, профиль составляется перед началом поиска работника и позволяет легче и эффективнее выстроить отбор и стратегию работы с кандидатами. Важно понимать, что даже в процессе подбора нескольких сотрудников в одну команду внутри компании, профили должности будут для каждого индивидуальные. Они должны учитывать особенности работы на конкретной позиции, специфику взаимодействия в команде и бизнес-процессов в компании.

Прежде чем приступить к составлению профиля, важно не просто перечислить базовые профессиональные навыки нужного специалиста, желательно проанализировать работу сотрудников внутри компании на аналогичных должностях, изучить последние исследования, статистику и тенденции рынка, а также использовать неофициальные данные.

Чем профиль должности отличается от портрета идеального кандидата?

Вместе с понятием «профиль должности» в сфере подбора персонала часто используется другой термин – «портрет идеального сотрудника». Это своего рода расширенная версия описания должности, которая помимо квалификации, профессиональных компетенций и навыков содержит описание типа личности, мотивы и цели соискателя. Это собирательный образ сотрудника, которого хочет видеть заказчик – руководитель подразделения или собственник бизнеса – на конкретном рабочем месте и который наиболее вероятно сможет встроиться в существующую корпоративную культуру.

Для чего нужен профиль должности?

Как правило, профиль должности составляется для подбора сотрудников с большим влиянием на бизнес и высокой ответственностью за результат. 

«Профиль должности помогает рекрутеру понять, каким опытом и личностными качествами должен обладать сотрудник, какие задачи ему предстоит выполнять, а также на какой уровень мотивации он может рассчитывать. Эта информация помогает презентовать и более успешно «продавать» вакансию кандидату, – поясняет Андрей Меньшиков. – Например, есть собственник растущей компании численностью 200 человек. Он принимает решение нанять исполнительного директора, чтобы делегировать часть вопросов, связанных с операционным управлением. Перед тем как начать поиск, рекрутеру необходимо провести интервью с собственником, составить профиль должности и только затем приступать к поиску кандидата, максимально соответствующего представлениям и запросу заказчика».

Детально проработанный профиль кандидата является связующим звеном для заказчика и службы HR. В этом документе фиксируются договоренности и представления всех сторон о том, каким должен быть сотрудник на соответствующей должности. Кроме того, профиль кандидата повышает эффективность работы кадровых агентств, которые не погружены в специфику компании. Документ помогает четко осознавать, каких сотрудников подбирать и действовать по заданному алгоритму.

Также профиль кандидата помогает:

• составлять наиболее эффективные описания вакансий;
• находить пассивных кандидатов, которые рассматривают предложения, но не находятся в активном поиске;
• ускорить формирование шорт-листа кандидатов;
• проводить более эффективные собеседования;
• укреплять корпоративную культуру в компании;
• своевременно анализировать причины неудачного подбора в прошлом;
• составить задачи на испытательный срок и должностную инструкцию;
• повысить производительность коллектива. Понимая тип личности кандидата можно сбалансировать взаимодействие в коллективе;
• увеличивать процент выхода на целевых кандидатов. Выходить к тем самым кандидатам и получать больше принятий предложений от тех самых кандидатов;
• снижать текучесть. Если нанимаем подходящего кандидата под профиль, то вероятность его ухода из компании снижается;
• оптимизировать бюджет на подбор персонала. Профиль позволяет сосредоточиться на меньшем количестве кандидатов, но лучшего качества;
• повысить уровень соответствия кандидатов требованиям заказчика;
• четче определять уровень зарплат сотрудников. Описанные в профиле ответственность сотрудника, его компетенции и предъявляемые к нему требования помогают определиться с вилкой заработной платы и обосновать ее руководству.

Как составить профиль должности: пошаговая инструкция

Прежде чем подойти к созданию профиля кандидата, необходимо учитывать, что в этот портрет должен вписываться не один-единственный соискатель на рынке. Профиль должности предполагает отклики определенного типажа кандидатов. Слишком сильная зависимость от жесткой модели личности может привести к тому, что будет упущена часть соискателей, не идеально подходящих под модель, но обладающих другими ценными характеристиками.

Как составить профиль должности:

• Определить роль кандидата и собрать данные.

Чем больше информации будет собрано, тем более проработанным будет образ кандидата. Лучше всего встретиться с заказчиком или запросить у него подробную письменную заявку на подбор кандидата. Кроме того, не лишним будет проанализировать работу действующих сотрудников на аналогичных должностях, а также изучить резюме лучших исполнителей и кейсы успешного найма.

• Определить требования и критерии оценки работы.

В профиль необходимо включить перечень требований к квалификации, навыкам соискателя, личностным характеристикам. Исходя из прошлого опыта, можно сделать акцент на том, какие сильные стороны и развитые деловые качества должны быть у идеального кандидата. Например, предыдущий руководитель отдела был хорош в решении административных вопросов, но не показал ожидаемых результатов в реализации конкретного проекта. Описанный в профиле кандидат должен идеально вписаться в существующую команду. Для оценки квалификации и опыта соискателя в профиль можно включить и список узких профессиональных вопросов, на которые он должен ответить в рамках собеседования.

• Оформить итоговый вариант и согласовать портрет с заказчиком.

В процессе согласования заказчик может внести дополнения к требованиям, пересмотреть зарплату кандидата или отказаться от каких-либо указанных параметров. Так ответственность за поиск целевого кандидата уравновешивается между рекрутером и заказчиком.

Профиль сотрудника – образец

Структура и формат профиля должности определяется внутри компании. Единого стандарта его оформления не существует, как и нет законодательных предписаний к его созданию и внедрению в организациях. 

Так, например, в крупных компаниях с собственным отделом рекрутинга, который в том числе проводит анализ неудач подбора, профиль будет включать не только набор «жестких» и «мягких» навыков, но также и методику их проверки. В случае, если компания обратилась за помощью в подборе к рекрутинговому агентству, в качестве профиля должности может выступать качественно и подробно заполненная заявка на подбор персонала.

Скачать профиль должности, образец

Поскольку профиль кандидата тесно связан с заявкой на подбор, вы можете также ориентироваться и на ее шаблон при составлении портрета идеального сотрудника.

Скачать бланк заявки на подбор персонала или пример заполненной заявки на подбор персонала.

Типичные ошибки при составлении профиля должности

Профиль должности, составленный подробнейшим образом – залог эффективного поиска и успешного найма, подчеркивает Андрей Меньшиков. Кроме того, грамотно составленный портрет кандидата позволяет сэкономить время и ресурсы всех сторон, заинтересованных в закрытии вакансии – заказчика, рекрутера и самого соискателя. 

Чтобы профиль сработал на результат, стоит избегать типичных ошибок:

1. «Списывать» профиль у коллег.
2. Пренебрегать деталями.
3. Не привлекать к составлению профиля заказчика.

Главная задача составления профиля – найти сотрудника, который идеально впишется в конкретную компанию и конкретную команду. Он должен подходить не только по профессиональным навыкам, но и по духу тому месту, в котором он будет работать.

Что делать, если нет кандидатов, соответствующих профилю вакансии?

Определить, насколько результативно работает составленный профиль кандидата, можно по нескольким показателям.

• Количество отклоненных заказчиком кандидатов сводится к минимуму, что говорит о том, что рекрутер разобрался, кто именно нужен заказчику.
• В процессе подбора нет необходимости уточнять детали у заказчика. Рекрутер четко понимает требования по вакансии и может ответить на любые вопросы соискателя на интервью.
• Вакансия закрывается быстрее относительно предыдущего опыта подбора сотрудника на данную должность или относительно аналогичных на рынке.

Однако в некоторых случаях даже с помощью грамотного профиля подходящего кандидата найти все же не удается. В такой ситуации следует еще раз проанализировать и пересмотреть составленный портрет и перечисленные в нем условия. В некоторых случаях стоит задуматься о корректировке зарплатного предложения либо запроса к опыту и навыкам. Если оба варианта невозможны, остается только продолжать искать.

Как убедиться в благонадежности кандидата?

Когда соответствующие кандидаты на должность найдены, не стоит забывать еще об одном инструменте, с помощью которого наем становится безопаснее – проверка на благонадежность. 

Эффективно и без лишних трат проверять соискателей и действующих сотрудников поможет автоматизированная система от SpectrumData. Этот инструмент позволит оценить благонадежность* каждого из новых сотрудников при минимальных затратах. 

Проверка занимает всего несколько минут. За это время система проанализирует более 70 официальных, государственных и открытых баз данных и отправит полный отчет о соискателе.

Проверка кандидата позволяет принять взвешенное решение о найме того или иного сотрудника, сберечь деньги, снизить экономические риски и сохранить репутацию компании.

Автор: Анатолий Черепанов