Что такое фасилитация и как ее использовать в работе с сотрудниками

Фасилитация часто используется в рабочих группах, образовательных проектах и встречах для улучшения совместной работы и достижения общих целей. Она стала незаменимым инструментом в арсенале руководителей, менеджеров и HR-специалистов, стремящихся повысить эффективность команды. В этом тексте мы подробно рассмотрим, что такое фасилитация, какими методами и инструментами она располагает, и как эффективно применять ее в работе с коллективом для достижения наилучших результатов.

Наш эксперт:

Юлия Пиняжина

• управляющий по развитию продаж в канале современной торговли, FMCG
• scrum master, фасилитатор

Фасилитация – что это такое простыми словами?

Фасилитация (от англ. «facilitate» — помогать, направлять) — это профессиональная организация работы, общения в группе. Она может быть направлена на достижение совместных решений, продуктивного общения и координации различных действий в рабочем процессе.

Есть еще понятие фасилити – это в широком смысле любые ресурсы или услуги, которые обеспечивают выполнение определенных задач и поддержку различных процессов в организации. А фасилитация простыми словами — это непосредственный процесс помощи группе.

Особо выделяется фасилитация в психологии – это инструмент реабилитации, помощи человеку, который перенес инсульт или инфаркт. Этот вид может еще называться проприоцептивной нейромышечной фасилитацией, или PNF. К решению бизнес-задач, конечно, такой способ терапии не относится.

Виды фасилитации

Фасилитация, проводимая для бизнеса, может быть стратегической, проектной, командной и международной. Каждый из этих типов имеет свои особенности.

• Стратегическая фасилитация.

Акцент на долгосрочных целях организации, совместной разработке командой стратегических задач и предотвращения конфликтов.

• Фасилитация в проектной деятельности.

Здесь фасилитатор управляет взаимодействием участников проекта, помогая эффективно распределять ресурсы на короткой дистанции.

• Командная фасилитация.

Можно фасилитировать коммуникацию для повышения продуктивности команды в целом, а также качества корпоративной культуры.

• Международная, или социальная фасилитация.
  

Когда участники взаимодействуют из разных стран с различными культурными и социальными особенностями. Фасилитатор помогает преодолеть культурные и географические барьеры.

«Если сотрудники мало знакомы друг с другом и их можно собрать оффлайн, то фасилитация, помимо выработки общих решений и стратегий, даст эффект сплочения, – рекомендует Юлия Пиняжина. – Если участники уже знакомы и не первый день работают удаленно, можно отдать предпочтение онлайн-формату, сокращая расходы компании и получая более гибкий и интересный формат проведения фасилитации даже для участников из одного города». 

Кто такой фасилитатор и какие навыки ему необходимы?

Фасилитатор — это специалист, который помогает людям создавать эффективную коммуникацию и достигать цели встречи. Простыми словами, это ведущий такой встречи. Фасилитатор создает условия, в которых все участники могут выразить свои мнения, а также помогает структурировать обсуждение и направлять его в конструктивное русло.

Во время встречи специалист, обладая навыками фасилитации, берет на себя несколько ключевых ролей:

• Создание комфортных условий для обсуждений.

Следит, чтобы в дискуссии не было необоснованной критики и поддерживает дружественную атмосферу, стимулирующую креативное мышление. 

• Организация структуры мероприятия.

Четко определяет этапы встречи и ведет участников от приветствия и постановки задач до подведения итогов. Если обсуждение заходит в тупик, он помогает группе вновь сосредоточиться на ключевых моментах.

• Активное вовлечение всех участников.

Опытный ведущий старается равномерно распределять время между всеми присутствующими, привлекает к дискуссии даже тех, кто склонен молчать, не допуская чрезмерного доминирования активных участников. Использует вопросы как инструмент для уточнения деталей и более тщательного исследования предмета.

• Фиксация результатов встречи.

Обучение фасилитации обязательно включает навык не просто фиксации всех деталей обсуждений, а выделения самых важных с точки зрения результатов и дальнейших действий.

Фасилитатор — это тот, кто должен обладать определенными soft и hard skills.

Soft skills фасилитатора	Hard skills фасилитатора
Умение слушать и слышать	Понимание структуры, механик и инструментов фасилитации, алгоритмов работы после сессии
Стрессоустойчивость	Навык ведения переговоров
Навык определения особенностей личности и характера собеседника	Управление групповой динамикой
Управление конфликтом	Проведение глубинного интервью
Системное мышление	Структурирование информации
Самоирония и развитое чувство юмора	Снятие запроса заказчика
Ответственность	Навык цитирования участников сессии и интерпретации озвученных точек зрения
Пунктуальность	Умение вовлекать людей в процесс
Навык быстрого принятия решения

«Фасилитатор должен исходить из запроса заказчика, заранее подготовить визуализации, запасные методы и инструменты, – считает Юлия Пиняжина. – Важно уметь соблюдать регламент: некоторые методы фасилитации со стороны кажутся просто разговорами, но и у них всегда есть ограничения по времени и ориентация на результативность».

Для чего нужна фасилитация?

• Повышение продуктивности переговоров и совещаний.

Если внутри компании встречи и переговоры часто проходят безрезультатно, это может создать хаос и непонимание среди сотрудников. Фасилитировать нужно мнения всех участников и сфокусироваться на достижении одной общей цели или задачи.

• Помощь при проектном управлении в компании.

Фасилитационная сессия может играть важную роль в проведении ретроспективных анализов, поиске и анализе допущенных ошибок, и корректировке маршрута проекта.

В каких процессах применяются техники фасилитации

Специалист фасилитирует встречу для генерации свежих идей, разработки новых стратегий и достижения согласия между командами.

Различные техники фасилитации могут использоваться в таких процессах, как:

• проведение совещаний по развитию организации и созданию новых проектов;
• организация сессий стратегического планирования;
• подведение итогов за год;
• проведение антикризисных сессий;
• исследование и внедрение новых продуктов и услуг;
• разработка корпоративных ценностей, формулирование миссии и ключевых показателей эффективности, которые затем можно будет оценивать и анализировать;
• решение конфликтов и улучшение взаимодействия между членами команды.

В чем разница фасилитации и модерации?

Фасилитация и модерация — это два подхода, которые часто используются для управления групповой динамикой, но они имеют разные цели и применяются в разных контекстах. 

Фасилитационная сессия: основные этапы

Рассмотрим алгоритм для небольшой компании, состоящей из 5-15 сотрудников. Для его реализации понадобятся флипчарт, стикеры и маркеры.

Список этапов:

1. Мозговой штурм.
2. Обсуждение и кластеризация.
3. Голосование.
4. Выбор окончательных вариантов.
5. Планирование действий.

Этап 1. Мозговой штурм

Участники записывают идеи или возможные решения на стикерах и прикрепляют их на доску флипчарта. Можно предложить любое количество идей, но важно, чтобы они были изложены коротко и понятно.

Этап 2. Обсуждение и кластеризация

Каждый участник кратко представляет свои стикеры, поясняя суть предложенной идеи и ее преимущества. Время на презентацию ограничено 1-2 минутами. Комментарии и критика на этом этапе не допускаются. После представлений группа объединяет похожие идеи в кластеры, сгруппировав стикеры и обведя их маркером на доске.

Этап 3. Голосование

Используется метод множественного голосования. Участникам предоставляется 2-4 голоса, которые они отдают за наиболее перспективные по их мнению варианты.

Этап 4. Выбор окончательных вариантов

По итогу оставляют 1-3 идеи или кластера, которые набрали больше голосов.

Этап 5. Планирование действий

После определения финальных вариантов разрабатывается план для достижения поставленных целей, чтобы идеи не остались лишь теоретическими.

План фиксируется на флипчарте, итоги документируются, среди участников встречи распределяются зоны ответственности.

Методы и инструменты фасилитации

Фасилитация направлена на достижение согласия среди всех участников собрания. Для успешной организации такой встречи необходимо применять психологические техники и методы ингибирования, которые помогают участникам оставаться восприимчивыми к различным точкам зрения. Психология в фасилитации играет важную роль, способствуя развитию навыков активного слушания, управления конфликтами и формулирования решений.

В основном в фасилитации встречи используют простые инструменты:

• флипчарт;
• маркеры;
• стикеры;
• наклейки для голосования и другую канцелярию.

Для эффективной фасилитации необходимо разработать основную методику и адаптировать ее к уникальным потребностям каждой команды или группы. Применять можно такие методы:

1. Визуализация процессов.
2. Мировое кафе.
3. Поляризация мнений.
4. Мозговой штурм.

Визуализация процессов

Основная идея метода состоит в том, что все озвученные идеи фиксируются материально. В зависимости от того, как именно осуществляется эта фиксация, выделяют разновидности.

• Ментальная карта.

В центре доски рисуется круг с названием темы или вопросом. С каждым высказыванием участников рядом с центральным кругом появляются новые круги с идеями. Этот подход помогает придать вопросу объем, превратив его в целый комплекс задач и решений. Детальное создание ментальной карты позволяет разработать пошаговый план действий для компании.

• Карты эмоций.

Этот метод фасилитации хорошо подходит для ретроспективного анализа — подведения итогов за определенный период. Участникам раздаются фасилитационные карточки разных цветов. На этих карточках каждый пишет о ситуациях на работе, которые связаны с определенными эмоциями: например, на зеленых карточках фиксируются позитивные события, а на красных — негативные. Фасилитатор отмечает положительные события из зеленых карточек и выносит на обсуждение ситуации из красных.

Мировое кафе

Обычно используется в больших группах и подходит для решения комплексных задач. В таком формате фасилитаций можно провести стратегические и командные сессии. Участники группами рассаживаются за разными столами, на каждый стол назначается своя тема дискуссии или список вопросов. Позже участники по отдельности переходят за другие столы и принимают участие в других обсуждениях. Так происходит до того момента, пока каждый не внесет предложения за всеми столами.

Поляризация мнений

Участники составляют самые пессимистические и оптимистические прогнозы в рамках темы. Этот метод позволяет группе выплеснуть все негативные эмоции и посмотреть на проблему шире.

Мозговой штурм

Классический метод, в котором крайне важна роль фасилитатора. Брейнсторминг отличается более хаотичным поиском решения задачи. Чтобы идеи не терялись или участники не застревали на одной, фасилитатор фиксирует предложения, объединяет их и обозначает новые пути для обсуждения.

Плюсы и минусы фасилитации команды

Фасилитация не является универсальным способом работы с группой для выработки единого решения в комфортных условиях. У нее определенно есть ряд плюсов, но есть и некоторые минусы.

Преимущества фасилитации	Недостатки фасилитации
Позволяет задействовать всех членов группы, обеспечивая равные возможности для выражения мнений.	Не подходит для устранения личных разногласий. Конфликты лучше урегулировать до или после фасилитационной сессии.
С помощью специальных приемов можно привлечь к дискуссии даже обычно не очень активных сотрудников.	Метод может не подойти компаниям, где владельцы или топ-менеджмент привыкли быть в центре внимания и доминировать в обсуждениях.
За короткий промежуток времени можно рассмотреть и обсудить наиболее трудные вопросы, достигнув консенсуса.	Если у фасилитатора мало опыта или он является частью команды, есть риск, что он будет продвигать собственные интересы.
Помогает упорядочить общение, создавая более продуктивную атмосферу. Дает эффект социальной фасилитации, из-за которого человек охотнее выполняет задачи в группе.	Может возникнуть эффект социальной лени, когда участник прилагает меньше усилий, работая в команде, рассчитывая на активность коллег.

Ошибки в организации фасилитации

• Неопределенность конечного заказчика фасилитации.

 Фасилитатор может взаимодействовать с HR, который некорректно передал требования генерального директора, истинного заказчика сессии. Это может привести к искажению интерпретации задачи, что повлияет на качество сценария сессии и не позволит достигнуть реальных целей.

• Фасилитатор в роли «надзирателя».

 Фасилитатор должен воспринимать участников сессии как равных и быть их партнером. Участие топ-менеджмента компании в сессии не должно влиять на подход фасилитатора.

• Недостаточная подготовка сессии.

Для достижения намеченных целей сессии требуется тщательная подготовка. В технический райдер включается все оборудование, вплоть до маркеров. Перечень необходимых для успешной сессии данных и сведений включает материалы, метрики и показатели по процессам, которые будут обсуждаться. Рекомендуется заранее обсудить с заказчиками список участников и их разделение на рабочие группы.

• Неправильное управление динамикой группы и процессом сессии.

Вход в сессию должен быть грамотно организован: представление, короткий нетворкинг. Обязательно озвучивается повестка мероприятия, цели, задачи, тайминг и правила. Фасилитатор контролирует ход обсуждения, чтобы никто не уходил от основной темы и задачи сессии. Для этого полезно фиксировать цели, задачи и ключевые вопросы на доске.

В каких случаях фасилитация не нужна?

Фасилитация — это мощный инструмент, поэтому ее применение не всегда оправдано. 

Вот некоторые случаи, когда фасилитация может оказаться ненужной:

• Рутинные оперативные собрания, где участники знакомы с процессами и ролями и требуется только обмен информацией.
• Работа сплоченной и/или высококвалифицированной команды, где отсутствуют конфликты и налажено взаимодействие.
• Маленькие группы, где коммуникация происходит быстро и непосредственно.
• Строго регламентированные процедуры, например, в проектировании или разработке ПО по утвержденным методологиям.
• Персональные или конфиденциальные вопросы, где требуются узкий круг участников и высокий уровень приватности.
• Кризисные ситуации, требующие немедленных решений.
• Задачи с четко определенными результатами.

Важно! Даже в этих ситуациях может возникнуть необходимость фасилитации, если появятся новые факторы или изменятся условия.

Почему важна проверка соискателей и сотрудников и как ее проводить?

Фасилитация направлена на оптимизацию взаимодействия внутри команды. В этом процессе важно создавать доверительную атмосферу, чтобы каждый участник чувствовал себя комфортно и мог открыто делиться мыслями и предложениями. Гораздо проще доверять команде, когда каждый участник не опасается недобросовестного поведения коллег.

Проверка благонадежности соискателей от SpectrumData поможет заложить фундамент доверия в команде еще до начала работы. Благодаря этому фасилитатор и другие hr-специалисты могут быть уверены, что каждый член команды готов действовать в интересах общего дела, и остальные участники могут открыто и честно коммуницировать.

Сервис осуществляет сбор данных из более чем 70 государственных, официальных и открытых источников. Всего за три минуты он подготовит подробный отчет о наличии у человека сомнительных деловых связей, проблем с законом, крупных долгов и других важных аспектах.

Часто задаваемые вопросы

Что такое фасилитация простыми словами?

Фасилитация — это процесс, при котором человек или группа людей помогают другим людям более эффективно общаться и работать вместе.

Когда нужна фасилитация?

Фасилитация особенно полезна, когда в большой команде есть конфликт, и необходимо общими силами выработать решение.

Что должен уметь фасилитатор?

Профессия фасилитатора предполагает управление групповой динамикой, разрешение конфликтов и приведение команды к решению проблемы, которое устроит всех участников.

Чем фасилитация отличается от коучинга?

Коучинг — метод раскрытия потенциала человека для достижения некой жизненной или профессиональной цели. Фасилитация, как минимум, направлена на работу с группой, стыковку разных мнений для создания общепринятого решения.

Автор: Юлия Филиппова