Что такое АУП (административно-управленческий персонал): расшифровка, состав и функции

Чтобы бизнес работал результативно, требуется четкое распределение обязанностей и зон ответственности. И заметную часть штата в компаниях составляют представители административно-управленческого персонала (АУП) – сотрудники организации, которые занимаются управлением, координацией и обеспечением ее функционирования.

В статье разберем, кто входит в АУП на предприятии, какие задачи выполняют такие сотрудники и почему важно правильно выделять их в структуре организации.

Кто относится к административно-управленческому персоналу: полный список

В любой компании сотрудники выполняют разные роли, и для удобства их делят на несколько категорий.

Категории персонала в организации:

• Административно-управленческий – сотрудники, которые отвечают за организацию работы и контроль процессов внутри компании.
• Производственный – специалисты, которые участвуют в создании продукции или предоставлении услуг напрямую.
• Вспомогательный – сотрудники, обеспечивающие работу компании и подразделений, но не участвующие напрямую в производстве или управлении (например, уборщики, водители, курьеры).

Разберем подробнее административно-управленческий персонал и узнаем, какие конкретно должности относятся к АУП.

Примеры должностей административного персонала 

Перечень должностей административного персонала может меняться в зависимости от организационной структуры и размера компании.

Категории и должности сотрудников АУП:

Какие критерии отнесения сотрудников к АУП

Отнесение сотрудника к административно-управленческому персоналу зависит не от должности, а от функций и компетенций, которые он выполняет в компании.

По каким критериям сотрудника относят к АУП:

• Опыт и компетенции.

Сотрудник должен иметь соответствующий опыт работы: управление проектами, взаимодействие с коллективом и решение сложных задач.

• Умение планировать и заниматься организационными процессами.

Административный персонал должен разрабатывать и реализовывать планы, расставлять приоритеты и распределять задачи между сотрудниками.

• Коммуникативные навыки.

Эффективное взаимодействие с коллегами, руководством и клиентами – ключевая способность представителя АУП. Важно, чтобы человек умел вести конструктивный диалог, слушать и убеждать.

• Навыки принятия решений.

Сотрудник должен быстро и взвешенно принимать решения, анализировать ситуации и находить оптимальные решения. 

• Знание специфики отрасли.

Важно, чтобы АУП хорошо понимал особенности отрасли, в которой работает организация. Опыт в аналогичной сфере помогает принимать более точные управленческие решения.

• Навыки управления персоналом.

Способность мотивировать команду, распределять задачи и разрешать конфликты является обязательной для административно-управленческого персонала.

• Аналитическое мышление.

Для принятия обоснованных решений важен навык анализа данных и построения прогнозов.

Важно! Все навыки и опыт сотрудников сравниваются с требованиями позиции. Кандидаты, не соответствующие критериям, не включаются в состав административного персонала.

Границы и нюансы определения

Не всегда бывает просто определить, относится ли сотрудник к административно-управленческому персоналу. В ряде случаев границы между АУП, производственным и вспомогательным персоналом могут быть размытыми.

Примеры, когда сложно разграничить категории сотрудников:

• Денежные вопросы. Финансовый директор – АУП, потому что управляет финансами, планирует бюджет, а бухгалтер может относиться либо к административно-управленческому, либо к вспомогательному персоналу (если занимается лишь стандартной отчетностью).
• Работа с персоналом. HR-директор – это АУП, а HR-специалист в зависимости от роли может относиться к административно-управленческому или к вспомогательному персоналу.
• Правовая защита. Юрисконсульт отдела правовой поддержки относится к АУП, а помощник юриста, который готовит документы – вспомогательный персонал.

При отнесении сотрудника к АУП важно учитывать фактические функции, уровень ответственности и влияние на процессы. Это помогает правильно структурировать штат и управлять компанией.

Главные функции и задачи АУП в организации

Административно-управленческий персонал играет особую роль в компании. В отличие от сотрудников, занятых в производстве или на вспомогательной работе, АУП сосредоточен на управлении и координации.

Какие задачи и функции у административно-управленческого персонала:

• планирование развития компании – формирование целей бизнеса и определение направлений его стратегического развития;
• выстраивание структуры компании, распределение ролей и ответственности между подразделениями;
• управление подразделениями – решение текущих задач, координация работы отделов и контроль сроков выполнения;
• контроль и анализ эффективности деятельности;
• принятие управленческих решений (например, выбор партнеров);
• распределение финансовых, человеческих и материальных ресурсов;
• представительские функции – взаимодействие с партнерами, государственными органами, инвесторами;
• контроль за соблюдением законодательства, разработка внутренних регламентов и правил;
• управление персоналом (например, формирование кадровой политики, развитие корпоративной культуры);
• организация делопроизводства и документооборота.

АУП играет ключевую роль в том, чтобы компания работала как единый механизм: от постановки целей до контроля при их достижении.

Зачем выделять административно-управленческий персонал

Если компания небольшая или совсем молодая, нет необходимости строго делить сотрудников на категории: часто один и тот же человек совмещает разные задачи. Но по мере роста бизнеса роль АУП становится все более значимой.

Для чего нужно выделять административно-управленческий персонал:

• Структурирование работы.

Выделение административных должностей позволяет разграничить зоны ответственности: кто управляет, кто выполняет, кто обеспечивает деятельность компании. Это помогает избежать дублирования функций и недопонимания между подразделениями.

• Финансовое планирование.

Для производственного персонала расходы обычно растут пропорционально объему выпускаемой продукции или услуг. В случае АУП зависимость менее очевидна: один специалист может закрывать потребности как небольшого офиса, так и крупного предприятия. Поэтому важно понимать, какой объем административных ресурсов действительно нужен компании.

• Оптимизация затрат на ФОТ.

В отраслях с высоким фондом оплаты труда разделение категорий персонала помогает видеть, какие расходы связаны с производством, а какие – с управлением. Это облегчает бюджетирование и контроль издержек.

• Регламентация процессов.

При наличии четко выделенного АУП проще выстраивать систему взаимодействия между подразделениями. Документы, должностные инструкции и регламенты отражают реальные функции сотрудников, что повышает прозрачность.

• Мотивация и развитие.

Когда зона ответственности каждого сотрудника описана, проще оценить его вклад в общий результат. Это делает систему мотивации более справедливой и помогает развивать сильных специалистов.

Как определить и закрепить состав АУП в компании

Составление списка административных должностей – это не формальность, а инструмент для наведения порядка в компании. Такой перечень помогает видеть, кто отвечает за управление, кто обеспечивает процессы и как распределяется нагрузка между подразделениями.

Ниже пошагово разберем, как определить состав АУП в своей компании.

Шаг 1. Проанализируйте структуру компании.

Составьте карту подразделений и отметьте их ключевые задачи. Это даст понимание, какие звенья отвечают за управление, а какие – за выполнение операционных процессов.

Шаг 2. Изучите должностные инструкции.

Сравните фактические обязанности сотрудников с их формальными ролями. Нередко бывает, что человек числится специалистом, но выполняет управленческие функции.

Шаг 3. Оцените значимость должностей.

Подумайте, какие из управленческих функций действительно критичны для вашего бизнеса. Возможно, часть задач можно объединить или перераспределить.

Шаг 4. Составьте список АУП.

На основе анализа выделите все должности, которые относятся к административно-управленческому персоналу. Это станет базой для планирования численности, зарплат и задач.

Шаг 5. Регулярно обновляйте перечень.

По мере роста компании, появления новых направлений и должностей структура будет меняться. Своевременное обновление списка позволяет поддерживать его актуальность.

Перечень административного персонала каждая компания устанавливает сама. Для этого работодатель может использовать ЕКС, профстандарты и приказы вышестоящих организаций.

При включении нового человека в АУП важно не только оценивать его опыт и компетенции, но и проверять благонадежность сотрудника.

Сервис SpectrumData позволяет получить информацию о кредитном рейтинге, судимости, судебных делах и связях с другими компаниями. Всего за пару минут вы получите подробный отчет о благонадежности человека. Это поможет принять взвешенное решение и снизить репутационные и финансовые риски.

Как учитывать расходы на административно-управленческий персонал

Расходы на АУП включают зарплату, налоги и страховые взносы, а также командировочные и другие выплаты, связанные с их работой. Эти расходы относятся к общехозяйственным, потому что они поддерживают работу всей компании, а не производство конкретного продукта или услуги.

В бухгалтерии такие расходы учитывают на специальных счетах:

• счет 26 «Общехозяйственные расходы» используется в большинстве случаев;
• в торговых компаниях расходы на АУП учитывают с помощью счета 44 «Расходы на продажу».

В налоговом учете организация сама решает, считать эти расходы прямыми или косвенными (по ст. 318 НК РФ), и закрепляет это в своей учетной политике. В зависимости от нее накопленные счетах расходы распределяют между отделами или видами деятельности.

Особенности АУП в разных отраслях

Задачи и навыки административно-управленческого персонала зависят от отрасли и типа организации. В каждой сфере акценты смещаются в зависимости от ключевых процессов, которые необходимо поддерживать и контролировать.

Какие есть особенности административного персонала в разных отраслях:

Что такое АУП: главное

АУП расшифровывается как административно-управленческий персонал – это сотрудники, которые обеспечивают управление и координацию. Их работа не связана напрямую с производством продукта, но именно они отвечают за организацию процессов, распределение ресурсов и контроль.

Кого относят к административному персоналу:

• руководителей (директор, заместители, начальники отделов);
• специалистов (HR, юристы, бухгалтерия в части управленческих функций, экономисты);
• служащих (секретари, офис-менеджеры, делопроизводители).

АУП формирует основу управления компанией: от стратегического планирования до ежедневной координации. Без этой категории сотрудников невозможно обеспечить стабильное развитие и долгосрочную устойчивость бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Входит ли бухгалтер в АУП?

Бухгалтер может входить в административно-управленческий персонал: все зависит от характера выполняемых задач. Если бухгалтер занимается управленческими функциями, (контролирует бюджет, распределяет ресурсы, формирует отчетность для руководства) его относят к АУП. Если же работа ограничивается техническим учетом операций, то это уже не управленческий персонал.

Чем отличается АУП от производственного персонала?

Главное различие – в задачах. Производственный персонал непосредственно создает продукт или оказывает услуги, а АУП обеспечивает организацию этого процесса.

Как рассчитать долю АУП в общей численности персонала?

Для расчета используется простая формула:

Доля АУП = (численность административно-управленческого персонала ÷ общая численность сотрудников) × 100%.

Например, если в компании 200 человек, из них 40 относятся к административно-управленческому персоналу, то доля составит 20%.

Нужно ли отдельно отражать в отчетности?

Доля АУП часто используется в статистической и бухгалтерской отчетности для анализа структуры персонала. Кроме того, эти данные могут быть важны при планировании бюджета, определении оптимального штата и оценке эффективности управления.

Автор: Дилара Ильясова