Аттестация сотрудников: как проверить соответствие занимаемой должности

Аттестацию персонала проводят многие компании. Для некоторых организаций это обязательная процедура, другие хотят узнать, стоят ли работники своей зарплаты, третьи следуют советам бизнес-консультантов или отдают дань моде. Что такое аттестация сотрудников и зачем она нужна, разбираемся вместе с экспертом.

Наш эксперт:

Дана Колесникова

• начальник учебного центра АО «Шадринский автоагрегатный завод»

Что такое аттестация работников?

Аттестация персонала – это процесс оценки и подтверждения квалификации и компетенций сотрудников в рамках организации или предприятия. В Трудовом кодексе аттестация работников как процедура никак не определена и не регламентирована. Однако, согласно части 2 статьи 81 ТК РФ, выявленное на аттестации несоответствие занимаемой должности может стать основанием для увольнения по инициативе работодателя. Фактически аттестация – это проверка профессиональных качеств сотрудников в письменной или устной форме.

На практике работодателям чаще приходится проводить обязательную аттестацию рабочего места сотрудника – закон требует сделать это хотя бы единожды.

Для чего устраивают аттестацию персонала?

Проверку работников предприятия проводят по многим причинам, и работодатель должен понимать цели аттестации.

• Оценка профессионализма.

Проверка дает представление о профессиональных знаниях и навыках сотрудников. Это позволяет убедиться, что сотрудники обладают необходимыми компетенциями для выполнения своих задач и соответствуют требованиям и стандартам профессиональной деятельности.

• Продвижение отдельных сотрудников по карьерной лестнице, подготовка кадрового резерва.

Такая аттестация, например, на должность руководителя позволяет выявить потенциал и способности сотрудников, их готовность к выполнению более сложных, масштабных обязанностей. Работники, справившиеся с испытанием, могут продвинуться по карьерной лестнице.

• Повышение мотивации.

Аттестация персонала может служить стимулом для сотрудников. Зная, что их работа будет оценена и признана, сотрудники могут быть более мотивированы для достижения высоких результатов и развития своих профессиональных навыков.

• Выявление потребности в обучении.

В этом случае процедура направлена на выявление областей, в которых сотрудникам требуются дополнительные знания и навыки. Это позволяет организации разработать индивидуальные планы обучения и развития для повышения квалификации сотрудников.

• Обеспечение качества работы.

Аттестация в этих целях служит поддержанию высокого уровня профессионализма и качества работы. Она позволяет выявить возможные проблемы или недостатки в компетенциях сотрудников и принять меры для их устранения.

• Соответствие требованиям и стандартам.

Эта проверка помогает работодателю убедиться, что персонал соответствует требованиям и стандартам, установленным в отрасли или правительственными регуляторами. Это важно для соблюдения нормативных актов и обеспечения качества оказываемых услуг или производимых товаров.

В целом аттестация персонала является важным инструментом для оценки и развития кадрового потенциала организации. Она способствует повышению профессионализма, эффективности и мотивации сотрудников, а также обеспечению качества работы и соответствия требованиям и стандартам.

Обязательна ли аттестация сотрудников?

В России аттестация работников не является обязательным требованием для всех организаций и категорий работников. Однако существуют определенные случаи, когда аттестация может быть обязательной или рекомендуемой.

Для кого и в каких случаях аттестация будет обязательной:

• Для государственных и муниципальных служащих.

Для государственных и муниципальных служащих аттестация может быть обязательной и проводиться в соответствии с законодательством и нормативными актами, определяющими их статус, квалификационные требования и процедуры оценки.

• Для представителей профессий, связанных с опасностью или специфическими требованиями к знаниям и навыкам.
• При соответствующих требованиях в конкретной организации.

Внутренние положения и правила организации могут предусматривать обязательную аттестацию определенных категорий сотрудников. Это может быть связано с необходимостью подтверждения квалификации, соответствия требованиям должности или повышения профессионального уровня.

На прочих предприятиях аттестация сотрудников проводится по желанию работодателя в целях оценки их профессиональных навыков, потенциала и развития.

Кого нельзя отправлять на аттестацию

Есть категории работников, которым нет смысла проводить аттестацию на соответствие занимаемой должности, так как их все равно нельзя законно уволить, если результат проверки будет неудовлетворительным. 

В эти категории входят:

• беременные и матери детей до трех лет, лица в отпуске по уходу за ребенком;
• одинокие родители (опекуны, попечители) с детьми до 14 лет либо до 18 лет, если ребенок имеет инвалидность;
• родители (опекуны, попечители) – единственные работники в семье с ребенком до трех лет, либо в многодетной семье с тремя и более детьми до 14 лет, либо с ребенком-инвалидом до 18 лет;
• сотрудники с трудовым стажем меньше года.

Эти работники по желанию могут участвовать в аттестации для продвижения по карьерной лестнице и т.д. – то есть, это уже будет аттестация по инициативе сотрудника.

Типы аттестации

Аттестация сотрудников бывает обязательной либо внутренней.

Обязательная аттестация прописана в законе. Специалист обязан ее пройти, иначе он не будет допущен к работе. Это касается определенных сфер деятельности с повышенной ответственностью, все они определены законодательством.

Внутренняя аттестация по желанию работодателя проводится компанией для собственных целей. Это может быть связано с необходимостью оценки профессиональных навыков сотрудников или подтверждением их квалификации.

Кроме того, для кандидатов на должность может быть организована первичная аттестация.

Аттестация бывает разовой или периодической.

Аттестация может быть очередной или внеочередной (внеплановой). Внеочередная аттестация проводится, например, при внедрении изменений в рабочих процессах, чтобы узнать, освоили ли сотрудники новшества. Кроме того, может проводиться внеплановая аттестация кадров на соответствие занимаемой должности, если сотрудника нужно повысить либо подтвердить его несоответствие квалификации на текущем месте.

Формы проведения аттестации сотрудников

Аттестация персонала может проходить в устной, письменной или совмещенной форме. Вопросы и задачи должны соответствовать деятельности работника. Они могут касаться теории или практики рабочих обязанностей, либо представлять ситуацию в виде кейса, деловой игры. Все испытания должны быть составлены с учетом профессиональных стандартов, утвержденных Минтруда РФ.

Что нужно сделать перед проведением аттестации?

В первую очередь работодатель должен представлять цели, которых нужно достигнуть. В зависимости от этого применяются разные формы и методы профессиональных испытаний. Затем подготовиться: определить сроки аттестации, разработать документацию, выбрать аттестационную комиссию и т.д. Планировать проверку квалификации персонала нужно за несколько месяцев до самой процедуры.

Порядок аттестации работников

Порядок проведения аттестации сотрудников предприятия может быть таким:

• составление положения об аттестации с подробным описанием всех правил;
• издание приказа об аттестации;
• заблаговременное информирование сотрудников, чтобы они могли подготовиться (рекомендуется оповестить персонал не позднее, чем за месяц до проверки);
• непосредственно проведение аттестации: в письменной, устной или смешанной форме;
• подведение итогов мероприятия;
• принятие кадровых решений и их реализация.

Изучим эти этапы подробнее.

Составить положение об аттестации

Очень важным этапом проверки квалификации является составление положения об аттестации работников. В этом документе должны быть определены цели и задачи мероприятия, перечислены категории сотрудников для участия, указаны сроки и график этапов процедуры, форма и порядок проведения испытаний (чем подробней – тем лучше), критерии оценки и состав аттестационной комиссии.

Положение об аттестации работников – образец

Рассмотрим вариант заполнения положения об аттестации персонала.

Издать приказ о проведении аттестации

Следующим этапом является издание приказа о проведении аттестации. В нем также должны быть прописаны цели проверки, указан период проведения процедуры, список аттестуемых работников и состав аттестационной комиссии, указано должностное лицо, ответственное за исполнение приказа. Документ должен быть подписан руководителем организации, членами аттестационной комиссии и ответственным сотрудником.

Приказ об аттестации на соответствие занимаемой должности – образец

Вот образец заполнения приказа об аттестации сотрудника на соответствие занимаемой должности.

Провести аттестацию и подвести итоги

Во время процедуры секретарь ведет протокол заседания комиссии в свободной форме и вносит в него результаты голосования. Важно, чтобы в проведении испытаний и голосовании участвовали минимум 2/3 состава комиссии. Результаты голосования определяются большинством голосов. 

Если одинаковое число членов комиссии признают работника соответствующим должности и не соответствующим – решение выносится в пользу работника. Выводы о квалификации и соответствии должности работника заносятся в аттестационный лист, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр получает под роспись аттестуемый сотрудник непосредственно после подведения итогов голосования комиссии. 

Работник, не согласный с полученной оценкой, может обжаловать решение комиссии. Второй экземпляр аттестационных результатов подшивается к личному делу работника. Также результаты заносятся в личную карточку сотрудника.

Принять кадровые решения

После подведения итогов аттестации работодатель получает обратную связь от участников аттестации и принимает кадровые решения. К ним относятся:

• повышение или понижение в должности;
• перевод на более подходящую должность;
• увеличение оклада или премирование;
• отправление сотрудника на повышение квалификации;
• увольнение на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК.

«Что касается результатов аттестации, очень важно по результатам оценки проговаривать с людьми то, что получилось, — подчеркивает Дана Колесникова. — Если у нас есть базовая информация (модель компетенции, требования к должности), мы понимаем, на каком уровне находится сотрудник со своими показателями». 

Следующим шагом работы с итогами оценки, по мнению эксперта, должна быть разработка индивидуального плана развития, позволяющего персоналу максимально быстро достичь необходимого уровня. Если сотрудник показал хорошие результаты, ему могут предложить карьерные изменения, зачислить в кадровый резерв.

«Через год проводится повторная аттестация по тем же самым критериям и требованиям, — добавляет Дана Колесникова. — Оценивается развитие и динамика, принимаются управленческие решения».

Как уволить тех, кто не соответствует занимаемой должности

В случае несоответствие работника занимаемой должности, закон предусматривает возможность его увольнения – это определено п. 3. ч. 1. ст. 81 ТК РФ. Но перед этой крайней мерой работодатель должен предложить сотруднику в рамках организации другую вакансию (если она есть), соответствующую его уровню квалификации и возможностям, либо отправить на обучение. Если у предприятия оформлено взаимодействие с другими организациями, можно предложить вакансию в них. Расторгнуть трудовой договор с сотрудником можно, если он отказался от всех предложенных вариантов.

Кроме того, некоторых работников уволить нельзя – эти категории мы рассматривали выше. Как правило, они и не участвуют в аттестации. 

Расторжение трудового договора с сотрудниками, не прошедшими аттестацию и отказавшимися от предложенных вариантов, проводится в общем порядке. Закон не устанавливает сроки, в течение которых должно быть оформлено увольнение. 

Самые частые ошибки при проведении аттестации кадров

По мнению Даны Колесниковой, при проведении аттестации могут встречаться следующие ошибки. 

«В первую очередь, это отсутствие нормативной базы и регламентирующих документов, а именно: прописанной процедуры в положениях и инструкциях, — подчеркивает эксперт. — В документации должно быть четко обозначено, какие принципы используются в процессе аттестации, как, в какие сроки и с какой целью она проводится, кто входит в состав комиссии, какие сотрудники участвуют. Должен быть разработан качественный инструментарий. Важно максимально подробное документирование требований к должности, модели компетенции или должностной инструкции».  

Дана Колесникова отмечает, что еще одной ошибкой является формальный подход к процедуре аттестации: не озвучиваются цели, задачи, не используются  результаты анкетирования, нет обратной связи и дальнейшей работы с сотрудниками.

«Нельзя допускать, чтобы процедура оценки была вырвана из общей системы управления персоналом, — напоминает Дана Колесникова. — Главное в аттестации — работа с результатами. Они должны обсуждаться с сотрудниками и влиять на заработную плату, карьеру,  обучение, повышение квалификации. Если оценка проводится сама по себе, вне связи с остальными процессами управления персоналом, то это серьезная ошибка». 

Как проверять кандидатов и нанимать благонадежных сотрудников?

Принимая в штат нового работника, стоит убедиться не только в его деловых компетенциях и личных качествах, но и в достаточном уровне благонадежности соискателя. Это особенно важно, если сотрудника устраивают на руководящий пост или на должность с материальной ответственностью.

Онлайн-сервис SpectrumData предлагает быстрые и удобные проверки соискателей и штатных сотрудников более чем по 70 государственным, официальным и открытым базам данных.

За несколько минут служба безопасности предприятия или работодатель узнает, находится ли кандидат на должность в розыске или списке экстремистов, ведутся ли в отношении него судебные процессы или исполнительные производства, является ли он индивидуальным предпринимателем или учредителем юрлица, а также убедится в действительности документов.

Кроме того, при оценке соискателя на ответственную должность важно знать его кредитный рейтинг, не был ли он признан банкротом, какая у него в собственности недвижимость и нет ли ареста. Эти сведения дают возможность сделать выводы об ответственности и благонадежности будущего руководителя или материально ответственного лица.