Как организовать учет рабочего времени сотрудников

Понятие рабочего времен знакомо каждому человеку. Это тот период времени, который сотрудник проводит на своем рабочем месте. Для любого работодателя учет этого времени – настоящая головная боль, ведь как правильно организовать эту процедуру знает далеко не каждый. 

Работодатели прибегают к разным системам отслеживания, в Китае даже придумали специальные видеокамеры, которые фиксируют, сколько времени сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте, и если чрезмерно долго, он автоматически получает штраф. Как правильно организовать учет рабочего времени, чтобы не прибегать к таким радикальным мерам, разберем в нашей статье.

Для чего нужно учитывать рабочее время?

Что такое рабочее время, прописано в Трудовом кодексе РФ. В ст. №91 говорится, что это тот период времени, когда работник выполняет свои должностные обязанности, соблюдая правила внутреннего распорядка и условия трудового договора.

А учет рабочего времени – подсчитывание часов, которые сотрудник затратил на свои служебные обязанности, а точнее на их выполнение.

Учет времени работы сотрудников необходим прежде всего для того, чтобы знать, сколько часов оплатить работнику, выявить переработки или наоборот, зафиксировать, если вдруг сотрудник не отрабатывает положенное количество часов, а то и вовсе позволяет себе прогулы.

Система учета рабочего времени нужна как работодателю, так и его сотрудникам. Вторым она в том числе для того, чтобы быть уверенными, что переработку им оплатят.

Форматы трудового графика сотрудников

Формы и методики учета рабочего времени могут быть различными в зависимости от рабочего графика персонала. 

Существует несколько основных факторов, которые влияют на формирование графика:

• Количество рабочих дней в неделю – чаще всего встречаются пятидневная и шестидневная рабочая неделя, однако есть и другие графики, например 3/3 или 2/2 и тогда количество рабочих дней в неделю может меняться.
• Количество часов в одной рабочей смене – здесь нет единого времени, смена (или рабочий день) длятся чаще всего 8 часов, иногда встречаются 12-часовые смены, это четко прописывается в трудовом договоре. А на полставки, например, сотрудник может работать всего 3-4 часа в день, и это считается его одной рабочей смены.
• Обеденное время – это очень важный фактор, так как в каждой компании «обед» назначается руководством. Например, сотрудники, подписавшие трудовой договор на ненормированный рабочий график, часто остаются вообще без «обеденного перерыва».
• Время начала и конца рабочего времени – с 9 утра до 6 вечера или с 8 утра до 5 вечера, или же с 10 утра до 10 вечера.
• Количество смен, рабочих дней в месяц.

График рабочего времени зависит от направления работы, профессии, должности, обязанностей. При составлении рабочих графиков нужно учесть множество тонкостей. К примеру, у продавцов-консультантов есть конкретная смена, которая длится ровно то время, которое работает магазин. А вот у тележурналистов такой смены нет, они работают ненормированно, практически в любое время суток.

Основные форматы рабочих графиков:

• Нормированный – 5 рабочих дней по 8 часов. В этом случае сотруднику не требуется большего количества времени для выполнения своих служебных обязанностей.
• Ненормированный – при таком графике у сотрудника нет конкретного рабочего времени, а значит, его нагрузку нельзя распределить на определенное количество часов и дней в неделю. Для таких сотрудников нет понятия «переработки», так как согласно их трудовому договору они работают ровно столько часов, сколько необходимо для выполнения служебных обязанностей.
• Гибкий – в этом случае сотрудники будут сами выбирать, сколько часов и сколько дней в неделю им понадобится для выполнения служебных обязанностей.
• Сменный – график, где сотрудники работают посменно 3/3, 2/2 и т.д.

Режим работы подбирается для каждого сотрудника индивидуально в зависимости от его должности, не обязательно, что режим будет одинаковым для всех сотрудников предприятия.

Какие виды учета есть в трудовом кодексе РФ

Есть три разновидности учета рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

• Поденный.

Считается ежедневно. Используется в организациях, где работники трудятся на нормированном графике 5 или 6 дней в неделю по 8 часов.

При таком варианте учитываются:

– точное время, когда сотрудник пришел и ушел с работы;

– количество обязательных рабочих часов в день;

– количество и продолжительность перерывов;

– переработки.

Также этот метод используется для тех, кто не может работать полноценный день - подростков, инвалидов, беременных и т.д. То есть для сотрудников с ограниченными возможностями трудоспособности.

• Понедельный.

Раз в неделю фиксируется общее количество отработанных часов. Чаще всего используется для сотрудников с ненормированным графиком.

• Суммированный.

Фиксируется количество часов, отработанных за определенный период. Например, за один квартал.

Это отдельный вид учета рабочего времени, который применяют, если:

– нельзя установить норму времени ежедневной работы;

– продолжительность еженедельной работы зависит от нагрузок;

– для вахтовиков;

– для посменных работников.

В любом из перечисленных видов учета рабочего времени также отмечается время отпуска и периоды отсутствия на работе (отгулы, больничные и т.д.), все официальные государственные праздники и выходные, которые изначально фиксируются в рабочем графике на год.

Рабочее время и трудовое право: документы для учета

Для документирования реально отработанных часов применяются графики учета (для каждого вида учета свои особенности), который составляется в бухгалтерии. 

Учитываются два важных фактора:

• обеденный перерыв (или перерыв на отдых), продолжительность которого может варьироваться от 30 минут до 2 часов;
• переработки. Только в том случае, если сверхурочная работа оформлена официально и записана документально.

Учет рабочего времени регулируется ст. 91 ТК РФ. Именно согласно этому правовому документу нормированная рабочая неделя составляет не более 40 часов. Также в соответствии с этой статьей работодатели обязаны вести учет рабочего времени сотрудников.

Учет обеденного времени прописан в ст. 108 ТК РФ. Там сказано, что обеденный перерыв не оплачивается и не учитывается в рабочем времени.

Чтобы все верно почитать, у работодателя должны быть:

• правила распорядка трудового дня;
• коллективный договор;
• трудовые договоры.

Какие есть методы учета

Один из самых распространенных методов – табель учета рабочего времени. Существуют две определенные законом формы – Т12 (если заполняется вручную) и Т13 (если заполняется автоматически).

Также есть и другие методы:

• на бумаге – журналы рабочего времени сотрудников, которые заполняются от руки;
• таблицы, куда данные вносятся на компьютере;
• видеокамеры;
• пропускная система, обеспечивающая доступ на предприятие/этажи офиса при помощи личных карточек, отпечатков пальцев и других способов идентификации личности;
• тайм-трекеры;
• CRM-системы.

На бумаге уже давно практически никто учет не ведет, это считается устаревшей и редкой формой отчетности. Однако еще можно найти организации, в которых к такому методу прибегают.

Самым удобным и перспективным методом считают  CRM-системы. Там размещается обычный табель, форма которого установлена на законодательном уровне, только вбивается все автоматически с помощью специальных приложений. Удобно, что таким методом можно пользоваться при любом виде рабочего графика (даже если сотрудник работает удаленно).

Сотруднику необходимо зайти в систему и отметить, что рабочий день начался или закончился. Также отмечаются все перерывы.

Порядок учета рабочего времени

Основная ответственность за контроль учета рабочего времени лежит на главном руководителе. Соответственно начальство делегирует эту работу другим сотрудникам. Это могут быть бухгалтеры, руководители отделов и т.д. Эти сотрудники ведут табели в течение месяца и отвечают за то, чтобы данные в них были корректными.

Далее табели передаются в бухгалтерию, где ответственные сотрудники еще раз все проверяют и уже оттуда передают в банк и начисляют заработную плату.

В крупных компаниях учетом рабочего времени, как правило, занимается специалист по КДП (кадровому делопроизводству). На производственных предприятиях также существует такая позиция, как табельщик – что прямо указывает на одну из основных задач работника, табелирование сотрудников.

Ответственный должен:

• следить, сколько времени работники тратят на свои служебные обязанности, и отмечать это в документе;
• отмечать, когда сотрудников на работе нет – вести учет справок, заявлений и других документов, оправдывающих отсутствие работников;
• закрывать табель по итогам отчетного периода, подписывать и передавать документ в бухгалтерию.

Сервисы и программы для учета рабочего времени сотрудников

Существует множество различных сервисов и программ для ведения учета рабочего времени. Каждый работодатель выбирает самый удобный и комфортный для себя. Приведем примеры наиболее популярных сервисов.

• Kickidler.

Удобный и комфортный сервис, который рекомендуют многие работодатели. Программа предлагает семь дней бесплатного пробного периода, а далее необходимо платить 183 рубля в месяц.

Сервис предлагает простой в использовании интерфейс и возможность просматривать монитор сотрудника в режиме реального времени.

• Crocotime.

Этот сервис отличается индивидуальными функциями: можно подключить к телефону и личному календарю каждого работника. Также система позволит следить за входами и выходами в нее.

Программа предлагает автоматическое заполнение табелей и ведения учета. Этот сервис стоит немного дороже – 250 руб/мес, и пробный период – месяц.

• Time Doctor.

Программа периодически делает скриншоты монитора сотрудников и направляет их руководству, можно контролировать использование интернета и также автоматически формировать табели.

Стоимость 1 пользователя – почти 10$, а пробный период – 2 недели.

Особые случаи

Стандартная выплата ЗП происходит по количеству отработанных часов и дней в месяц. Однако бывают и особые ситуации. Например, работа в выходной день или ночное время.

В таком случае необходимо будет оформлять отдельный приказ о переработке и выплачивать согласно трудовому договору сумму с надбавкой за переработку, исходя из количества часов и «лишних» дней.

Что грозит компании за несоблюдение правил учета рабочего времени?

За такое нарушение работодателю и организации грозит штраф, поэтому несоблюдение правил учета чревато не только неразберихой с заработной платой, но и финансовыми издержками для организации.

За неправильный, несвоевременный и ложный учет предприятию и руководителю грозит административная ответственность – ст. 5.27 КоАП РФ. Максимальный штраф для организации – 50 000 рублей, минимальный – 30 000. Также оштрафовать могут отдельных сотрудников, отвечающих за эту работу – на 1 000–5 000 рублей. Соответственно за повторные нарушения штрафы увеличиваются.

Как проверять соискателей и нанимать благонадежных сотрудников?

Как мы уже напомнили, важно проверять благонадежность соискателей. Именно с приема на работу добросовестного сотрудника начинается «порядок» в организации. Для многих работодателей стало целой проблемой найти хорошего сотрудника, а ценные кадры держат «при себе».

С задачей проверки соискателей и сотрудников на благонадежность отлично справляется сервис от SpectrumData.

Наши менеджеры помогут подобрать тариф, который идеально подойдет именно вашей компании. 

Есть возможность выбрать только те блоки проверок, которые действительно важны для принятия решения о найме – не переплачивать за лишние данные.

Автор: Виталий Богданов