С 1 января 2025 года в России заработает реестр работодателей, практикующих нелегальную занятость. Для его пополнения будет работать специальная комиссия, утвержденная постановлением Правительства № 571 от 3 мая 2024 года.
Попасть в этот список чревато не только штрафами, но и испорченной репутацией – как для крупных компаний, так и для индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных работников. Чтобы избежать этих проблем – разберемся, как ИП оформить сотрудника правильно.
Наш эксперт:
Ирина Гомзикова
- частнопрактикующий юрист
Зачем оформлять сотрудника официально
В первую очередь, официальный найм сотрудников ИП – это требование закона.
Казалось бы, не так много. Но заплатить штраф надо будет за каждого сотрудника. А вдобавок налоговая взыщет все недополученные выплаты с пенями и добавит свой штраф – еще 40 % от этой суммы.
При этом, если недоимки государства за три года подряд составят больше 2,7 млн, то придется заплатить 300 тысяч, а то и сесть в тюрьму на год. И не забудьте о реестре, куда вы попадете.
Кроме того, трудовой договор сможет защитить ИП. Сотрудники, с которыми договорились на словах, могут в любой момент отказаться работать, устроить конфликт или пожаловаться трудовую инспекцию.
Сколько работников может быть у ИП
Количество сотрудников будет зависеть от налогового режима. Система налогообложения может быть общей, когда предприниматель платит за все, а также упрощенной или патентной.
При общей системе налогообложения работодатель может нанять сколько угодно работников. А при двух других уже меньше:
- при упрощенной системе – максимум 100 человек;
- при патентной – не больше 15.
Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ
Перед тем как нанять работника, нужно решить, какой тип договора вам подходит: трудовой договор или же ГПХ – договор гражданско-правового характера.
Очень важно сделать правильный выбор, ведь ошибка будет чревата очередным штрафом.
Чтобы понять, какой именно договор должен заключать ИП с сотрудниками – разберемся чем они отличаются.
Трудовой договор
Трудовой договор необходимо заключать в случае, когда сотрудника берут на постоянную работу. В нем детально прописывают обязанности, определяют рабочее время, рабочее место и все прочие детали.
Обычный договор найма сотрудника для ИП – бессрочный. Но можно заключить и срочный трудовой договор. Главное сделать это правильно: обозначить сроки и грамотно их обосновать.
Особое внимание хочу обратить на то, что субъекты малого предпринимательства могут законно предложить соискателю заключить срочный трудовой договор в случае, если объемы работ пока не являются стабильными, а компания находится в стадии становления», – подчеркивает Ирина Гомзикова.
Договор ГПХ
Договор гражданско-правового характера заключают в случае, когда нужна разовая услуга. Например, написать статью, сделать ремонт или подготовить дизайн-проект.
Таким образом, договоре ГПХ прописывают конкретную задачу и срок исполнения. При этом контролировать каждый шаг работника не получится – только оценить результат его работы.
Также в договоре прописывается сумма вознаграждения. Его исполнитель получит после подписания сторонами акта выполненных работ.
Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП
Чтобы оформить сотрудника в ИП по ГПХ можно просто составить и подписать договор.
Скачать шаблон гражданско-правового договора
Но к оформлению сотрудников в ИП по трудовому договору надо подготовиться. Разберем каждый шаг отдельно.
Шаг 1. Составить штатное расписание
Если вы уже принимали сотрудников в штат – то такой документ у вас уже есть. Но если вы пока один – то его нужно составить и утвердить приказом.
Принять на должность, которой нет в штатном расписании, невозможно. Такая ситуация привела бы к известному выражению «вывести за штат», что фактически означает отсутствие должности в компании, – объясняет Ирина Гомзикова, – Но если появляется необходимость в введении нового подразделения или должности, а также при изменении оклада сотрудника, штатное расписание можно изменить».
Скачать форму для штатного расписания
Шаг 2. Составить трудовой договор
Составляя трудовой договор – соблюдайте правила. Если этого не сделать, то, как вы уже догадались, придется заплатить штраф: 10 тысяч за первый раз и по 40 за каждый последующий.
Все правила и обязательные условия мы собрали по ссылке ниже:
Напомним, что с подписанием трудового договора тянуть нельзя, даже если работать надо уже сегодня:
Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу
Заниматься ли оформлением приказа или нет – решать вам. Но ввести у себя такую практику все же имеет смысл – это поможет держать внутреннюю документацию в порядке.
Скачать шаблон приказа о приеме работника на работу
Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника
Раньше у всех были только бумажные трудовые. Сейчас многие поменяли их на электронные. А тем, кто устраивается на работу впервые – заводить бумажную не нужно.
Так что отметку в трудовой делаем только тем, у кого она есть. Только проверьте, что в ней нет записи об отказе сотрудника от ее ведения.
Шаг 5. Составить личную карточку
Еще один необязательный, но полезный документ – личная карточка сотрудника. В ней нужно будет указать все данные о человеке. Например, номер приказа (если вы решили его издать), СНИЛС, сведения из военного билета и так далее.
Учтите: для ведения личных карточек нужно будет получить письменное согласие на обработку и хранение персональных данных.
Скачать шаблон личной карточки работника
Шаг 6. Сдать отчет в СФР
Не позже следующего дня заполните подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1. Ее надо будет выслать в территориальное отделение Социального фонда России (СФР).
Полная инструкция, как это сделать, размещена на официальном сайте СФР.
Возможные ошибки оформления сотрудников для ИП
Если вы подсчитаете, сколько раз за эту статью мы упоминали возможности получить штраф – то станет ясно, что каждая ошибка может обойтись дорого.
Поэтому есть смысл рассмотреть, какие ошибки обычно совершают работодатели, чтобы знать, как оформить сотрудника в ИП и не повторить их.
Ошибка 1. Пытаться схитрить
Некоторые работодатели не любят обременять себя и подчиненных договорами. Зачем, если можео сэкономить на страховых взносах и НДФЛ? Или вместо того, чтобы подписать трудовой договор, сотруднику предлагают раз за разом оформляться по ГПХ.
Но вечно так делать не получится: все раскроется при первой серьезной проверке или конфликте с работником.
Ошибка 2. Неверно оформить документы
Если составить договор с ошибками, то все спорные моменты будут трактоваться не в вашу пользу. Например, если не указать причины заключения срочного договора, то он будет признан бессрочным.
Сюда же относится соблюдение сроков. Напомним, что на заключение трудового договора работодателю дается 3 дня с того момента, как человек приступил к работе, в течение которых нужно внести запись в трудовую и отправить отчет в СФР.
Ошибка 3. Недооценить важность необязательных документов
Приказ о приеме на работу и карточка сотрудника – документы необязательные. Но это не значит, что в них нет смысла.
И поэтому если сотруднику будет спокойней подписать и договор, и приказ – то почему бы этого не сделать. А личная карточка поможет легко найти все о человеке, даже если он уже уволился.
Так что перед тем, как отвергать какой-то инструмент – подумайте, может он пригодится в будущем?
Ошибка 4. Слишком торопиться при найме
Найм первых сотрудников для индивидуального предпринимателя — важный шаг в развитии бизнеса. Поэтому хотелось бы, чтобы работники были не только эффективными, но и благонадежными. Ведь если трудовой договор уже заключен, расторгнуть его будет не так просто.
Поэтому перед тем как принять сотрудника в ИП, проверяйте его трудовую, финансовую и правовую благонадежность. А чтобы сделать это быстро и просто – используйте сервис проверки соискателей от SpectrumData. Он всего за три минуты соберет всю нужную для принятия решения информацию и представит ее в удобном отчете.
Попробуйте сервис проверки соискателя бесплатно
Оставьте заявку на демо-доступ и получите 4 тестовые проверки
проверка сотрудников онлайн
Часто задаваемые вопросы
Как правильно оформить работника в ИП?
- Составьте штатное расписание.
- Подготовьте трудовой договор.
- По желанию издайте указ и заведите личную карточку сотрудника.
- Сделайте запись в трудовой.
- Сдайте заполненную форму ЕФС-1 в Социальный фонд России.
Какой штат сотрудников может быть у ИП?
Если работать по упрощенной системе налогообложения – то не более 100. А если по патентной – то максимум 15.
Как ИП платить зарплату работнику?
Если он будет работать по трудовому договору – то два раза в месяц. А если по ГПХ – один раз в тот момент, как вы договорились: после сдачи работы, авансом или несколькими частями по выполнению каждого этапа задачи.
Как зарегистрировать ИП как работодателя?
Дополнительно ничего делать не надо. Когда вы примите на работу первого сотрудника и заполните форму ЕФС-1, СФР сам зарегистрирует вас как работодателя.
Сколько нужно платить за сотрудника ИП?
Конкретной суммы нет: она будет зависеть от доходов вашего сотрудника. Сейчас работодатель платит за своих работников НДФЛ и страховые взносы.
- НДФЛ – это 13 % от дохода. Их как бы вычитают из зарплаты человека, но платит ее за него работодатель.
- Страховые взносы составляют 30 % и оплачивает их также работодатель.
А если у ИП меньше 250 сотрудников и выручка меньше 2 млрд рублей, то бизнес будет считаться малым или средним. А значит, будет платить взносы в размере 15 %. Но только в случае, если зарплата сотрудника больше МРОТа. А если меньше – то ставка будет 30 %.
Автор: Михаил Нохрин
Спасибо!
Проверьте почту: мы отправили вам первое письмо с просьбой подтвердить подписку
Ошибка :(
Не удалось подписаться. Пожалуйста, попробуйте еще раз
