Налог на профессиональный доход (НПД) — относительно новый режим налогообложения, активно используемый с начала 2019 года. Он выгоден как для самих самозанятых, так и для работодателей.
В данной статье мы рассмотрим, в чем особенности работы с самозанятыми и какие риски для работодателя несет сотрудничество с данной категорией исполнителей.
Наш эксперт:
Елена Филиппова
- налоговый консультант, руководитель онлайн-бухгалтерского агентства для предпринимателей
Кто такой самозанятый
Самозанятый — физическое лицо, которое платит специальный налог на профессиональный доход (НПД).
Летом 2018 года Федеральная Налоговая Служба столкнулась с проблемой: более 25 миллионов россиян игнорировало уплату налогов, работая «в серую», что наносило ущерб бюджету государства. В связи с этим с января 2019 года был запущен новый специальный режим налогообложения — НПД (налог на профессиональный доход).
Выгодные условия взаимодействия с налоговой и возможность легализовать свой доход стали решающими факторами для многих граждан, решивших зарегистрироваться в качестве «самозанятых».
Условия, на которых работают самозанятые:
- самозанятым может стать гражданин России, Беларуси, Казахстана, Киргизии или Армении старше 14 лет;
- максимальный уровень годового дохода не должен превышать 2 400 000 рублей;
- ставка уплачиваемого налога зависит от статуса заказчика — 4% для физических и 6% для юридических лиц;
- размер налога не фиксирован и изменяется равно пропорционально доходу;
- каждый самозанятый имеет право на налоговый вычет в 10 000 рублей, который тратится исключительно на погашение налога (его ежемесячное уменьшение);
- НПДшник не должен нанимать сотрудников по трудовому договору.
Плюсы работы с самозанятыми
На конец 2022 года известно, что более 6,5 миллионов человек используют налог на профессиональный налог: и компании могут использовать это себе на пользу, разобравшись в спектре вопросов от «может ли работник быть самозанятым» до «как заключить договор с самозанятым лицом».
Самозанятые работники — настоящая находка для владельцев малого и среднего бизнеса. При заключении «правильного» договора услуг с самозанятым можно оптимизировать бюджет компании.
Работодатель не должен платить НДФЛ и отчислять процент с зарплаты на покрытие полиса общего медицинского страхования (ОМС), обязательного пенсионного страхования (ОПС) и взнос на случай временной нетрудоспособности в связи с с материнством (ВНиМ).
Экономия на налогах
Оплата труда сотрудника, с которым организация заключила трудовой договор или договор ГПХ, при условии что человек не является самозанятым, автоматически попадает в категорию «двойных расходов». Помимо официальной зарплаты бизнес должен заложить в бюджет оплату налогов — НДФЛ (13%).
Заключив договор с самозанятым, вы можете освободить себя от уплаты налога, при этом сохранив размер выплаты равным зарплате сотрудника.
Отсутствие страховых взносов
Перечень страховых взносов, обязательных для ИП или любого другого юридического лица, нанявшего сотрудника, достаточно широк: это и отчисления в пенсионный фонд, и в фонд обязательного медицинского страхования. Также работодателя могут обязать платить отчисления по ВНиМ и по травматизму.
В связи с этим затраты на одного сотрудника возрастают, но не всегда окупаются.
Елена Филиппова считает, что бизнесу выгодно работать с самозанятыми.
«Из плюсов можно отметить сокращение налоговой нагрузки, низкий порог самого налога у самозанятых исполнителей, а также простоту налогового режима. Кроме того — сокращение внутренних административных расходов на обслуживание договоров с самозанятыми», — рассказывает эксперт.
Как специалист, работающий с предпринимателями, эксперт отмечает в числе преимуществ большой выбор подрядчиков-самозанятых. Он есть в том числе благодаря биржам самозанятых: приложениям, агрегаторам, комьюнити, банкам заказов и так далее.
Не нужно платить за полный рабочий день
Заключение договора услуг с самозанятым также хорошо тем, что работодатель не должен оплачивать почасовую работу сотрудника – если иное, конечно, не прописано в договоре.
Поскольку взаимодействие базируется на договоре об оказании тех или иных услуг, а не выполнении широкого функционала, присущего определенной должности, оплата труда самозанятого может быть меньше при том же KPI, что и у находящегося в штате сотрудника.
Минусы работы с самозанятыми
НПД — пока относительно новый режим налогообложения, и при его использования как работодатели, так и исполнители пытаются найти «лазейки», пока не учтенные законодательством. И несмотря на все преимущество взаимодействия организаций с самозанятыми, у этого процесса есть свои сложности и особенности.
Исполнитель может соврать о статусе самозанятого или потерять его
Перед заключением договора самозанятого с организацией необходимо проверить, стоит ли человека на учете в налоговой как самозанятый или он потерял этот статус.
ФНС может заподозрить схему по уходу от уплаты налогов
В зависимости от того, какие обязательства связывают работодателя и физическое лицо, заключаются разные типы договоров:
- с сотрудником, работающим полный день и выполняющим определенный функционал, обычно заключается бессрочный трудовой договор, несущий за собой необходимость выделять рабочее место, знакомить человека с внутренним распорядком организации, платить налоги;
- с физическим лицом, уплачивающим налог на профессиональный доход, работодатель строит иные взаимоотношения, основанные на договоре оказания услуг. Самозанятый должен выполнить определенный объем работы, но никак не заменить сотрудника с официальным трудоустройством.
Если налоговая служба увидит признаки трудовых отношений в договоре с самозанятым, то компанию обяжут выплатить штраф, поскольку это — нарушение законодательства.
Можно ли перевести действующих сотрудников из наемных в самозанятые?
По 422-ФЗ компания не может уволить штатного сотрудника и заключить с ним договор на оказание услуг в качестве самозанятого меньше, чем через 2 года со дня увольнения.
Какие документы нужны самозанятому для работы с заказчиком
Взаимодействие самозанятого с заказчиками и ФНС происходит с помощью чеков, генерируемых в приложении «Мой налог».
- ФНС узнает размер дохода самозанятого в отчетный период по выданным с помощью приложения чеков;
- организация ведет отчетность, основываясь на выданных самозанятым чеках.
Как проверить, что человек действительно самозанятый
Перед тем, как заключить договор с самозанятым, рекомендуем удостовериться в том, что гражданин стоит на учете в ФНС. Для этого вы можете запросить справку непосредственно у самозанятого или пробить его по ИНН.
Как выглядит справка самозанятого о постановке на учет:
Самозанятый потерял свой статус: что делать заказчику
Самозанятый может потерять свой статус по разным причинам, но чаще всего это случается из-за превышения максимального годового дохода в 2 400 000 рублей, говорит Елена Филиппова. В связи с этим необходимо проверять активность статуса исполнителя перед оплатой услуг — в ином случае организацию обяжут выплачивать страховые выплаты и НДФЛ.
Может ли самозанятый работать по трудовому договору
Нередко самозанятые имеют два и более источника дохода. Например, гражданин может быть официально трудоустроен в одной организации, оказывать услуги по договору самозанятого другой компании и, например по договору ИП с самозанятым.
Таким образом, регистрация человека в налоговой как плательщика налога на профессиональный доход не запрещает ему быть официально трудоустроенным и совмещать с другой деятельностью.
Нужно ли заключать договор с самозанятыми?
Елена Филиппова приводит бытовой пример, благодаря которому вы сможете принять решение о необходимости заключения договора с самозанятым: «Покупая хлеб в магазине, вы заключаете договор розничной купли-продажи, только в устной форме. Подобные сделки не требуют заключения письменного договора, так как обязательства сторон сделки исполняются здесь и сейчас».
Из этого примера можно сделать вывод: в случае, когда самозанятый оказывает услугу здесь и сейчас, договор в письменной форме может не заключаться. Но есть сделки, в которых без письменного договора просто не обойтись, и сумма такого договора не будет иметь первостепенное значение.
Договор с самозанятым для заказчика-физлица не должен носить формальный характер, так как именно договор защитит каждую сторону сделки в суде, если что-то между заказчиком и исполнителем-самозанятым пойдет не так. «Только вам решать, на какую сумму стоит заключать письменный договор, а на какую нет», – отмечает Елена Филиппова.
Юридическое лицо, будь то ИП, ООО или иная форма организации предприятия, обязано заключать договор с самозанятым, чтобы в случае проверки ФНС у него были доказательства того, что самозанятый выполняет фиксированную задачу, а не трудовую функцию.
Например, в договоре можно указать, что при условии снятия самозанятого с учета в ФНС без предупреждения заказчика и дальнейшего расторжения договора организация вправе подать в суд для получения компенсации и защиты своих интересов перед федеральной налоговой службой.
Какой договор подходит для работы с самозанятым
Работая с самозанятыми, организация может обратить внимание на следующие виды договоров:
- договор ГПХ (подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа или хранения);
- смешанный договор (может включать в себя несколько положений из разных видов договоров ГПХ).
В договоре с самозанятым лицом обязательно должны быть указаны сроки сотрудничества, перечень услуг, которые исполнитель обязан выполнить, вознаграждение. Не забудьте о пунктах, которые могут обезопасить организацию: например, о санкциях, которые могут применяться к самозанятому при несоблюдении условий договора.
Как составить договор с самозанятым
Заключение договора с самозанятым лицом сопровождается определенными трудностями.
- Необходимо проверить, возможно ли заключение договора с самозанятым работником. Для этого рекомендуем запросить справку исполнителя.
- В документе обязательно указать статус человека. Например, обозначить его как «Гражданин, зарегистрированный как самозанятый (НПД)».
Рассмотрим далее, что еще нужно обязательно учесть в договоре с самозанятым специалистом.
Порядок расчетов и обязанности сторон
- на личную карту;
- на расчетный счет;
- наличными;
- почтовым переводом.
После указания способа оплаты пропишите срок, в течение которого самозанятый обязан предоставить чек для дальнейшего формирования отчетности компании, и, если это необходимо, штраф или пени при его отсутствии в указанный в срок.
Необязательным, но грамотным ходом будет указание средства связи, с помощью которого исполнитель будет передавать чек.
Приемка работы
Для сохранения позитивного или нейтрального тона общения между сторонами рекомендуется прописать порядок приема выполненных услуг: например, можно сделать это с помощью акта оказания услуг.
В акте указывается выполненный объем работы и ее стоимость.
Ответственность, штрафы и форс-мажор
Обязательными пунктами в договоре будут те или иные штрафные санкции: например, за намеренный срыв сроков выполнения работы или за неуведомление заказчика о снятии с учета в ФНС как плательщика налога на профессиональный доход.
Можно ли подписать договор с самозанятым удаленно?
Договор услуг с самозанятым может быть подписан удаленно при условии проживания сторон в разных городах.
Как подписать договор с самозанятым удаленно:
- заказчик или исполнитель могут подписать договор со своей стороны, отсканировать его и выслать другой стороне для утверждения (при этом нужно учитывать, что в договоре должны быть пункты, сообщающие, что стороны признают легитимность такого формата подписания договора);
- договор с самозанятым может быть подписан с помощью электронной цифровой подписи.
Как быть уверенным, что компания нашла благонадежного самозанятого?
Рынок услуг, предоставляемых самозанятыми, растет и качественно развивается каждый день. Поиск сотрудников HR-специалистами для выполнения разовых или регулярных фиксированных задач актуален: кандидата на должность (даже самозанятого) нужно уметь корректно проверять.
Если вы хотите упростить работу HR-отдела или самостоятельно подобрать сотрудников, в которых будете уверены воспользуйтесь сервисом SpectrumData для проверки уровня благонадежности кандидата.
Вы легко сможете проверить:
- документы соискателя (в том числе действительность паспорта);
- кредитный рейтинг;
- находится ли кандидат в розыске;
- отсутствие исполнительных производств в отношении потенциального работника;
- интересы и супергруппы кандидата в Telegram;
- и многое другое.
SpectrumData поможет вам облегчить подбор персонала и принять правильное решение при найме сотрудников: исключит репутационные риски для компании и сэкономит время на проверки.
Отчет о человеке формируется быстро (среднее время формирование отчета — 3 минуты), при этом вы можете быть уверены в его достоверности. Данные поступают из более чем 70 государственных и коммерческих базах данных.
Какие документы предоставляет самозанятый после заключения договора
После заключения договора с физическим или юридическим лицом самозанятый должен оказать услугу, выставить счет на ее оплату и после — выдать чек (документ, который необходим как Федеральной Налоговой Службе , так и заказчику – в основном, для отчетности).
Для самозанятых не является обязательным составление актов о выполненной работе, однако многие исполнители направляют этот документ заказчику для закрепления выполнения обязательств, прописанных в договоре.
Что делать, если самозанятый аннулирует чек
Самозанятый может аннулировать чек в следующих случаях:
- в ходе внесения информации в чек в программе «Мой налог» была допущена та или иная ошибка, в связи с чем исполнитель аннулировал старый чек и создал новый;
- в ходе выполнения задачи возникли те или иные разногласия, в связи с чем заказчик попросил вернуть средства;
- исполнитель недобросовестен и рассчитывает уменьшить налог с помощью аннулирования чека.
Приложение «Мой налог» устроено так, что скорректировать уже выданный чек невозможно, лишь создать новый. Для заказчика особого значения не имеет причина, по которой чек аннулирован, если услуги оказаны. В случае, если исполнитель обнулил документ и не сказал об этом заказчику, последнему никакая ответственность не грозит. Достаточно, что есть старый чек об оказанных услугах и их оплате.
Когда нельзя работать с самозанятыми
Перед началом сотрудничества и самозанятый, и организация, которая хочет с ним работать, должна понимать, как выстроить взаимодействие, подчеркивает Елена Филиппова.
«Прежде всего сам самозанятый должен соответствовать всем условиям и правилам, закрепленным в законе о самозанятости (Федеральный закон 422-ФЗ от 27.11.2018г) и не заниматься теми видами деятельности, которые указаны в законе как исключения (перечень содержится в ст. 4 Закона)», — напоминает эксперт. Например, самозанятым запрещено осуществлять деятельность, связанную с добычей и реализацией полезных ископаемых, перепродажей чужих товаров, сдавать в аренду офисы и жилые помещения.
Заказчикам-юридическим лицам также важно соблюдать правила работы с самозанятыми, чтобы впоследствии не столкнуться с проблемами.
«Один из частых и распространенных случаев — приобретение услуг или работ у бывших работников, срок увольнения которых на момент заказа услуги/работы не выходит за пределы двух лет, как того требует Закон.
Вторым по значимости я бы отметила некачественные договоры с самозанятыми, в которых легко усмотреть признаки трудовых отношений, а значит такой заказчик злоупотребляет нормами Закона о самозанятости с целью экономии налогов и очень быстро может привлечь к себе внимание налоговых органов», — говорит Елена Филиппова.
Автор: Софья Уфимцева
