Договор с самозанятым: риски и преимущества для работодателя

Кто такие самозанятые? Как работать с самозанятыми по закону? Как узнать, действительно ли потенциальный работник зарегистрирован как гражданин, который платит налог на профессиональный доход?

Налог на профессиональный доход (НПД) — относительно новый режим налогообложения, активно используемый с начала 2019 года. Он выгоден как для самих самозанятых, так и для работодателей.

В данной статье мы рассмотрим, как оформить самозанятого на работу, в чем особенности работы с самозанятыми физлицами, как правильно заключать с ними договор и какие риски для работодателя несет сотрудничество с данной категорией исполнителей.

Наш эксперт:

Елена Филиппова

• налоговый консультант, руководитель онлайн-бухгалтерского агентства для предпринимателей

Кто такой самозанятый

Самозанятый — физлицо, которое платит специальный налог на профессиональный доход (НПД).

Летом 2018 года Федеральная налоговая служба столкнулась с проблемой: более 25 миллионов россиян игнорировало уплату налогов, работая «в серую», что наносило ущерб бюджету государства. В связи с этим с января 2019 года был запущен новый специальный режим налогообложения — НПД (налог на профессиональный доход).

Выгодные условия взаимодействия с налоговой и возможность легализовать свой доход стали решающими факторами для многих физлиц, решивших получить статус «самозанятого».

Условия, на которых работают самозанятые:

• статус самозанятого может иметь гражданин России, Беларуси, Казахстана, Киргизии или Армении старше 14 лет;
• максимальный уровень годового дохода самозанятого лица не должен превышать 2 400 000 рублей;
• ставка уплачиваемого налога зависит от статуса заказчика — 4% для физических лиц и 6% для юридических лиц;
• размер налога не фиксирован и изменяется равно пропорционально доходу;
• каждый самозанятый имеет право на налоговый вычет в 10 000 рублей, который тратится исключительно на погашение налога (его ежемесячное уменьшение);
• НПДшник не должен нанимать сотрудников по трудовому договору.

Плюсы работы с самозанятыми

Согласно данным ФНС на начало третьего квартала 2024 года, 10 миллионов россиян платили НПД: и компании могут использовать это себе на пользу, разобравшись в спектре вопросов от «можно ли быть сотруднику самозанятым и работать официально» до «как заключить договор с самозанятым лицом».

Самозанятые работники — настоящая находка для владельцев малого и среднего бизнеса. При условии заключения «правильного» договора услуг с самозанятым можно оптимизировать бюджет компании. 

При заключении договора с физлицом в статусе самозанятого работодатель не должен платить НДФЛ и отчислять процент с зарплаты на покрытие полиса общего медицинского страхования (ОМС), обязательного пенсионного страхования (ОПС) и взнос на случай временной нетрудоспособности в связи с с материнством (ВНиМ).

Экономия на налогах

Оплата труда сотрудника, с которым организация заключила трудовой договор или договор ГПХ, при условии что человек не имеет статуса самозанятого, автоматически попадает в категорию «двойных расходов». Помимо официальной зарплаты бизнес должен заложить в бюджет оплату налогов — НДФЛ (13%).

Юридическое лицо или ИП освобождает себя от уплаты отчислений и сохраняет размер выплаты равным зарплате сотрудника, так как при заключении договора с самозанятым налоги и их оплата становятся ответственностью самого физлица.

Отсутствие страховых взносов

Перечень страховых взносов, обязательных для ИП или любого другого юридического лица, нанявшего сотрудника по трудовому договору, достаточно широк: это и отчисления в пенсионный фонд, и в фонд обязательного медицинского страхования. Также работодателя могут обязать платить отчисления по ВНиМ и по травматизму согласно трудовому договору.

В связи с этим затраты на одного сотрудника возрастают, но не всегда окупаются.

Елена Филиппова считает, что бизнесу выгодно заключать договор с самозанятыми.

«Из плюсов можно отметить сокращение налоговой нагрузки, низкий порог самого налога у самозанятых исполнителей, а также простоту налогового режима. Кроме того — сокращение внутренних административных расходов на обслуживание договоров с самозанятыми», — рассказывает эксперт.

Как специалист, работающий с предпринимателями, эксперт отмечает в числе преимуществ большой выбор подрядчиков-самозанятых, с которыми можно заключить договор ГПХ. Он есть в том числе благодаря биржам самозанятых: приложениям, агрегаторам, комьюнити, банкам заказов и так далее.

Не нужно платить за полный рабочий день

Заключение с самозанятым договора на оказание услуг также хорошо тем, что работодатель не должен оплачивать почасовую работу сотрудника – если иное, конечно, не прописано в образце заключаемого договора ГПХ.

Поскольку взаимодействие базируется на договоре об оказании тех или иных услуг, а не выполнении широкого функционала, присущего определенной должности по трудовому договору, оплата труда лица в статусе самозанятого может быть меньше при том же KPI, что и у находящегося в штате сотрудника.

Минусы работы с самозанятыми

НПД — относительно новый режим налогообложения, и при его использовании как работодатели, так и самозанятые физлица пытаются найти «лазейки», еще не учтенные законодательством. И несмотря на все преимущества заключения договора самозанятого с юрлицом или ИП, у этого процесса есть свои сложности и особенности.

Исполнитель может соврать о статусе самозанятого или потерять его

Перед заключением договора самозанятого с организацией необходимо проверить, есть ли у лица статус самозанятого в базе налоговой.  

ФНС может заподозрить схему по уходу от уплаты налогов

В зависимости от того, какие обязательства связывают работодателя и физлицо, заключаются разные типы договоров:

• трудовой договор заключается с сотрудником, работающим полный день и выполняющим определенный функционал. Обычно заключается бессрочный трудовой договор, несущий за собой необходимость выделять рабочее место, знакомить человека с трудовым распорядком организации, платить налоги;
• договор об оказании услуг заключается с физическим лицом, уплачивающим НПД. Работодатель строит с самозанятым иные взаимоотношения, основанные на условиях договора оказания услуг ГПХ. Самозанятый должен выполнить определенный объем труда, но никак не заменить сотрудника с официальным трудовым договором.

Если налоговая служба увидит признаки трудовых отношений в договоре с самозанятым, то компанию обяжут выплатить штраф, поскольку это — нарушение законодательства.

Согласно данным на начало октября 2024 года, Минтруд предложил расширить перечень индикаторов, на которые будут обращать особое внимание.

В том числе налоговая обратится за пояснениями к компании, если одновременно:

• ежемесячно каждому из самозанятых в среднем выплачивают более 35 тысяч рублей;
• сотрудничество длится больше трех месяцев с более чем 35 самозанятыми;
• если от компании или ИП самозанятый получает более 90% своего дохода.

Можно ли перевести действующих сотрудников из наемных в самозанятые?

По 422-ФЗ компания не может расторгнуть трудовой договор с сотрудником и заключить с ним договор на оказание услуг в качестве самозанятого меньше, чем через 2 года со дня увольнения.

Какие документы нужны самозанятому для работы с заказчиком

Взаимодействие самозанятого лица с заказчиками и ФНС происходит с помощью чеков, генерируемых в приложении «Мой налог».

• ФНС узнает размер дохода самозанятого в отчетный период по выданным с помощью приложения чеков об оплате;
• организация ведет отчетность, основываясь на выданных самозанятым чеках.

Как проверить, что человек действительно самозанятый

Перед тем как заключить договор с самозанятым, рекомендуем удостовериться в том, что гражданин стоит на учете в ФНС. Для этого вы запрашиваете справку непосредственно у самозанятого или пробиваете его по ИНН, чтобы узнать о наличии соответствующего статуса.

Как выглядит справка самозанятого о постановке на учет:

Самозанятый потерял свой статус: что делать заказчику

Самозанятый способен потерять свой статус по разным причинам, но чаще всего это случается из-за превышения максимального годового дохода в 2 400 000 рублей, говорит Елена Филиппова. В связи с этим необходимым условием является проверка активности статуса самозанятого перед оплатой услуг — в ином случае организацию обяжут выплачивать страховые выплаты и НДФЛ.

Может ли самозанятый работать по трудовому договору

Самозанятость и основная работа не мешают друг другу. Нередко самозанятые физлица имеют два и более источника дохода. Например, гражданин может быть официально трудоустроен в одной организации, выполнять работу по договору ГПХ как самозанятый в другой компании и, например по договору ИП с самозанятым. 

Таким образом, регистрация человека в налоговой как плательщика НПД не запрещает самозанятость при официальном трудоустройстве.

Нужно ли заключать договор с самозанятыми?

Елена Филиппова приводит бытовой пример, благодаря которому вы сможете принять решение о необходимости заключения договора с самозанятым лицом: «Покупая хлеб в магазине, вы заключаете договор розничной купли-продажи, только в устной форме. Подобные сделки не требуют заключения письменного договора, так как обязательства сторон сделки исполняются здесь и сейчас».

Так нужен ли договор с самозанятым? Из этого примера можно сделать вывод: в случае, когда самозанятый оказывает услугу здесь и сейчас, договор в письменной форме заключать необязательно. Но существуют сделки, в которых без письменного договора просто не обойтись, и сумма такого договора не всегда имеет первостепенное значение.

Договор с самозанятым для заказчика-физлица не должен носить формальный характер, так как именно договор защитит каждую сторону сделки в суде, если что-то между заказчиком и самозанятым физлицом пойдет не так. «Только вам решать, на какую сумму стоит заключать письменный договор, а на какую нет», – отмечает Елена Филиппова.  

Юридическое лицо, будь то ИП, ООО или иная форма организации предприятия, обязано заключать договор с самозанятым, чтобы в случае проверки ФНС у него были доказательства того, что самозанятый выполняет фиксированную задачу (например, прописанную по ГПХ), а не трудовую функцию по официальному трудовому договору. 

Например, в договоре ГПХ можно указать, что при условии снятия самозанятого с учета в ФНС без предупреждения заказчика и дальнейшего расторжения договора организация вправе подать в суд для получения компенсации и защиты своих интересов перед федеральной налоговой службой.

Какой договор подходит для работы с самозанятым

Работая с самозанятыми, юридическое лицо или ИП могут обратить внимание на следующие виды договоров:

• договор ГПХ (у договора ГПХ существует много видов: подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа или хранения);
• смешанный договор (может включать в себя несколько положений из разных видов договоров ГПХ).

При работе с самозанятыми физлицами договор заключается по двум причинам. Он регулирует работу с объектами налогообложения НПД (доходы от реализации товаров). И в рамках договора ГПХ между самозанятым и юридическим лицом или ИП не устанавливаются трудовые отношения.

В договоре самозанятого с организацией по образцу обязательно должны быть указаны сроки сотрудничества, перечень работ, которые исполнитель обязан выполнить, оплата. Не забудьте указать в договоре ГПХ пункты, которые помогут обезопасить организацию: например, о санкциях, которые можно применить к самозанятому при несоблюдении условий договора.

Как составить договор с самозанятым

Заключение юридическим лицом или ИП с самозанятым договора ГПХ сопровождается определенными трудностями.

1. Необходимо проверить, возможно ли заключение с самозанятым договора на оказание услуг. Для этого рекомендуем запросить справку самозанятого у физлица.
2. В документе обязательно указать статус человека. Например, обозначить его как «Гражданин, зарегистрированный как самозанятый (НПД)».

В законе нет запрета заключать договор ГПХ с самозанятым, но заполнять его надо внимательно, по образцу, чтобы избежать переквалификации ГПХ в трудовой договор. Рассмотрим далее, что еще нужно обязательно учесть в договоре с самозанятым специалистом.

Порядок расчетов и обязанности сторон

• на личную карту;
• на расчетный счет;
• наличными;
• почтовым переводом.

После указания в договоре ГПХ способа оплаты пропишите срок, в течение которого самозанятый обязан предоставить чек для дальнейшего формирования отчетности компании, и, если это необходимо, штраф или пени при условии его отсутствия в указанный в срок.

Необязательным, но грамотным ходом при заключении ГПХ является указание в договоре средства связи, с помощью которого исполнитель станет передавать чек.

Приемка работы

Для сохранения позитивного или нейтрального тона общения между сторонами рекомендуется прописать порядок приема выполненных услуг: например, можно сделать это с помощью акта оказания услуг по договору ГПХ.

В образце акта указывается выполненный объем работы и ее оплата.

Ответственность, штрафы и форс-мажор

Обязательными пунктами в образце договора ГПХ будут те или иные штрафные санкции: например, за намеренный срыв сроков выполнения работы или за неуведомление заказчика о снятии с учета в ФНС как плательщика НПД.

Можно ли подписать договор с самозанятым удаленно?

Договор услуг с самозанятым можно подписать удаленно при условии проживания сторон в разных городах.

Как подписать договор с самозанятым удаленно:

• заказчик или исполнитель подписывают образец договора ГПХ со своей стороны, сканируют его и выслают другой стороне для утверждения (при этом нужно учитывать, что в договоре необходимы пункты, сообщающие, что стороны признают легитимность такого формата подписания договора);
• договор с самозанятым может быть подписан с помощью электронной цифровой подписи при условии, что ИП или юридическое лицо пользуются электронным документооборотом.

Как быть уверенным, что компания нашла благонадежного самозанятого?

Рынок услуг, предоставляемых самозанятыми лицами, растет и качественно развивается  каждый день. Поиск сотрудников HR-специалистами для выполнения разовых или регулярных фиксированных задач актуален: кандидата на должность (даже самозанятого) нужно уметь корректно проверять.

Если вы хотите упростить работу HR-отдела или самостоятельно подобрать сотрудников, в которых будете уверены, воспользуйтесь сервисом SpectrumData для проверки уровня благонадежности кандидата.

Вы легко сможете проверить:

• документы соискателя (в том числе действительность паспорта и актуальность статуса самозанятого);
• кредитный рейтинг;
• находится ли кандидат в розыске;
• отсутствие исполнительных производств в отношении потенциального работника и многое другое.

SpectrumData поможет вам облегчить подбор персонала и принять правильное решение при найме сотрудников: исключит репутационные риски для компании и сэкономит время на проверки.

Отчет о человеке формируется быстро (среднее время формирование отчета — 3 минуты), при этом вы можете быть уверены в его достоверности. Данные поступают из более чем 70 государственных, официальных, государственных и открытых баз данных. 

Какие документы предоставляет самозанятый после заключения договора

После заключения договора с физическим (в том числе ИП) или юридическим лицом самозанятый должен оказать услугу, выставить счет на ее оплату и после — выдать чек (документ, который необходим как ФНС, так и заказчику – в основном, для отчетности).

Для самозанятых не является обязательным условием составление актов о выполненной работе, однако многие исполнители направляют этот документ заказчику для закрепления выполнения обязательств, прописанных в договоре ГПХ. 

Что делать, если самозанятый аннулирует чек

Самозанятый может аннулировать чек в следующих случаях:

• в ходе внесения информации в чек в программе «Мой налог» была допущена та или иная ошибка, в связи с чем исполнитель аннулировал старый чек и создал новый;
• в ходе выполнения задачи возникли те или иные разногласия, в связи с чем заказчик попросил вернуть оплату;
• исполнитель недобросовестен и рассчитывает уменьшить налог с помощью аннулирования чека.

Приложение «Мой налог» устроено так, что скорректировать уже выданный чек невозможно, лишь создать новый. Для заказчика особого значения не имеет причина, по которой чек аннулирован, если задача выполнена. В случае, если исполнитель обнулил документ и не сказал об этом заказчику, последнему никакая ответственность не грозит. Достаточно, что есть старый чек об оказанных услугах и их оплате по договору ГПХ. 

Когда нельзя работать с самозанятыми

Перед началом сотрудничества и самозанятый, и организация, которая хочет с ним работать, должна понимать, как выстроить взаимодействие, подчеркивает Елена Филиппова. 

«Прежде всего сам самозанятый должен соответствовать всем условиям и правилам, закрепленным в законе о самозанятости (Федеральный закон 422-ФЗ от 27.11.2018г) и не заниматься теми видами деятельности, которые указаны в законе как исключения (перечень содержится в ст. 4 Закона)», — напоминает эксперт. Например, самозанятым лицам запрещено осуществлять деятельность, связанную с добычей и реализацией полезных ископаемых, перепродажей чужих товаров, сдачей в аренду офисов и жилых помещений.

Заказчикам-юридическим лицам и ИП также важно соблюдать правила работы с самозанятыми и правильно заключать договор ГПХ, чтобы впоследствии не столкнуться с проблемами.

«Один из частых и распространенных случаев — приобретение услуг или работ у бывших работников, срок увольнения которых на момент заказа услуги/работы не выходит за пределы двух лет, как того требует Закон.

Вторым по значимости я бы отметила некачественные договоры с самозанятыми, в которых легко усмотреть признаки трудовых отношений, а значит такой заказчик злоупотребляет нормами Закона о самозанятости с целью экономии налогов и очень быстро может привлечь к себе внимание налоговых органов», — говорит Елена Филиппова.

Авторы: Софья Уфимцева, Дилара Ильясова