ГосЛог и реестр экспедиторов: как защитить бизнес от штрафов и доначислений НДС

С 1 марта 2026 года у экспедиторов появилась новая обязанность. Теперь им нужно заявить о своей деятельности и получить запись на платформе ГосЛог. Если это требование не будет соблюдено, то транспортно-экспедиционные услуги компании признают незаконными.

Для заказчика это повод насторожиться: работа с таким контрагентом может привести не только к юридическим рискам, но и к вопросам со стороны налоговых органов об экономической обоснованности расходов и проявлении должной осмотрительности.

Однако наличие записи в ГосЛоге еще не говорит о надежности экспедитора. Перед заключением договора стоит проверить не только регистрацию в реестре, но и саму компанию, ее руководителя, водителя и транспорт.

Разберем, как это сделать и на какие риски обратить внимание.

Что такое ГосЛог простыми словами

ГосЛог – это новая цифровая платформа, которая объединяет государственные сервисы для участников рынка грузоперевозок. Она создает единое пространство, где перевозчики, экспедиторы и другие участники перевозки смогут работать с реестрами, обмениваться перевозочными документами и пользоваться другими государственными сервисами.

Появление ГосЛога стало частью общей цифровой трансформации транспортной отрасли. Вместо множества разрозненных сервисов постепенно формируется единая платформа с общими правилами работы и обмена данными.

Давайте разберем, как устроен ГосЛог, какие сервисы он объединяет и для чего был создан.

ГосЛог как «единое окно» для логистики

До появления ГосЛога многие связанные с грузоперевозками сервисы существовали сами по себе. Следовательно, для решения разных задач участникам рынка приходилось пользоваться разными информационными системами и порталами. Из-за этого данные нередко дублировались, а работа требовала перехода между несколькими системами.

ГосЛог не заменяет эти сервисы, а объединяет их в рамках одной платформы, создает единую точку доступа и стандарты работы.

Именно такой подход называют принципом «единого окна». То есть участникам перевозки не придется каждый раз искать нужный сервис или заново вводить одни и те же сведения.

Реестр экспедиторов, ГИС ЭПД и будущий реестр перевозчиков

Процесс объединения разных государственных сервисов идет постепенно. Одни уже работают, другие находятся на этапе внедрения, но в перспективе все они станут частью единой цифровой платформы.

Первым таким сервисом стал реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности, он же ТЭД. В него должны входить компании и ИП, которые работают как экспедиторы.

Еще один важный элемент платформы – Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она предназначена для обмена электронными перевозочными документами и постепенно заменяет бумажный документооборот.

Следующим этапом развития станет реестр перевозчиков, который начнет работать с 1 марта 2027 года. После его запуска перевозчики автомобилей массой свыше 3,5 тонны также должны будут проходить обязательную регистрацию в новой системе.

Почему ГосЛог появился: контроль, безопасность, цифровизация

Главная задача ГосЛога – перевести сферу логистики на единые цифровые правила работы. Платформа помогает отказаться от бумажного документооборота и сделать взаимодействие бизнеса с государством проще и быстрее.

Еще одна цель – повысить прозрачность рынка и безопасность грузоперевозок. Для этого государство постепенно переводит ключевые процессы в цифровой формат, чтобы быстрее проверять сведения об участниках перевозки и эффективнее контролировать соблюдение требований законодательства.

Реестр экспедиторов: кого касается с 2026 года

Реестр экспедиторов – это официальный государственный список компаний и индивидуальных предпринимателей, которые уведомили, что будут заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью.

Именно поэтому подавать такое уведомление надо не всем. Рассмотрим, для кого это обязательно, а кто освобожден от этой обязанности.

Кто обязан подать уведомление

Согласно  закону № 87-ФЗ, уведомление обязаны подать юрлица и ИП, которые оказывают транспортно-экспедиционные услуги по договору транспортной экспедиции.

Такими услугами могут быть:

• организация перевозки груза по поручению клиента;
• подбор перевозчика и согласование условий перевозки;
• оформление перевозочных и сопроводительных документов;
• контроль выполнения перевозки и сопровождение груза.

Так что если компания или предприниматель занимается чем-то из этого списка без включения в реестр, то их деятельность незаконна.

Кто не обязан: грузовладелец, перевозчик без экспедиторских функций, доставка для собственных нужд

Сам по себе факт перевозки грузов еще не означает, что нужно регистрироваться в реестре.

Так, подавать уведомление не нужно:

• грузовладельцам, если они просто заказчики перевозки;
• перевозчикам, которые только доставляют груз из пункта А в пункт Б и не берут на себя функции экспедитора;
• организациям и ИП, которые перевозят свои грузы для собственных нужд.

Как отличить экспедитора от перевозчика в договоре и фактической роли

Решающее значение имеет не статус компании, а ее роль в конкретной перевозке. Проще говоря, перевозчик просто везет груз, а экспедитор организует перевозку.

Договор тоже имеет значение. Если между сторонами заключен договор транспортной экспедиции, это один из основных признаков экспедиторской деятельности.

Однако при возникновении споров контролирующие органы и суды оценивают не только название договора, но и то, какие функции фактически выполняла компания.

Сроки и ключевые даты ГосЛога

Внедрение ГосЛога проходит поэтапно. Ниже собраны основные даты, которые важно учитывать участникам рынка грузоперевозок.

Штрафы и санкции: что грозит экспедитору

Если экспедитор не заявит о себе и не войдет в реестр, но при этом продолжит работу, для него предусмотрена административная ответственность. Согласно статье 11.14.3 КоАП РФ, это штраф.

Размер штрафа рассчитывается от характера нарушения и того, впервые ли оно совершено.

Работа без записи в реестре

Штрафы за работу «вне реестра» таковы:

• для граждан – от 3 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 100 000 до 300 000 рублей.

Важно: согласно ст. 11.14.3 КоАП РФ, ИП несут ответственность наравне с юрлицами. Это значит, что и штрафы будут такими же.

Повторное нарушение

Если после первого штрафа экспедитор продолжит осуществлять транспортно-экспедиционную деятельность без включения в реестр, штрафы увеличатся:

• для граждан – от 5 000 до 10 000 рублей;
• для юридических лиц и ИП – от 500 000 до 1 000 000 рублей.

Оборотные штрафы за хранение/предоставление данных и требования к ИС

Помимо регистрации в реестре, закон возлагает на экспедиторов дополнительные обязанности по работе с информацией. Так, экспедиторы должны правильно хранить документы, обзавестись надежной техникой для хранения данных, а также вовремя передавать сведения государственным органам.

За нарушение этих правил полагаются оборотные штрафы. Рассчитываться они будут от суммы выручки за год, предшествующий тому, в котором нарушение выявили.

Когда штраф может не применяться: уведомление подано вовремя, но реестр задержал внесение

Чтобы экспедитор не получил штраф за отсутствие в реестре, должно совпасть два условия:

• он успел подать уведомление в установленный срок;
• задержка внесения сведений произошла по причинам, не зависящим от экспедитора.

С другой стороны, отсутствие уведомления, нарушение сроков, а также неполные или недостоверные сведения не являются причиной освобождения от ответственности.

Какие риски у клиента, если нанять экспедитора не из реестра

Наличие компании в официальном реестре – это один из первых признаков того, что экспедитор выполнил установленные законодательством требования. Если записи нет – это повод внимательно оценить возможные риски до заключения договора и, возможно, выбрать другого исполнителя.

Правовой риск

Если экспедитор отсутствует в реестре, значит он работает незаконно. Для заказчика это веский повод запросить объяснения и подтверждающие документы. Если убедительных причин нет, стоит рассмотреть сотрудничество с компанией, которая есть в реестре.

Договорный риск

Если уже на этапе выбора контрагента выявлены нарушения обязательных требований, при возникновении спора защищать свои интересы может оказаться сложнее. Особенно если возникнут претензии по срокам перевозки, сохранности груза или исполнению условий договора.

Налоговый риск

Само по себе отсутствие экспедитора в реестре не означает отказ в признании расходов или налоговых вычетах. Однако при проверке это может стать одним из факторов оценки должной осмотрительности при выборе контрагента и вызвать дополнительные вопросы со стороны налоговой.

Операционный риск

Если компания не выполнила даже базовое требование по включению в официальный реестр, возникают вопросы и к организации остальных процессов. Это повышает вероятность ошибок в документах, задержек перевозки, простоев и других организационных сложностей.

Риск безопасности груза

Отсутствие в реестре не всегда связано с технической ошибкой – иногда компания сознательно не выполняет обязательные требования. Если впоследствии возникнет спор, мошенничество или утрата груза, заказчику будет сложнее подтвердить, что при выборе исполнителя он проявил должную осмотрительность. При этом проверка по ГосЛогу должна быть лишь первым этапом: дополнительно стоит проверить перевозчика, транспорт, водителя и документы.

Как проверить экспедитора в ГосЛоге перед заявкой

Планируется, что проверка экспедитора будет доступна непосредственно через платформу ГосЛог или через выписку из реестра, которую можно будет запросить через Госуслуги. 

На данный момент найти актуальный реестр можно на сайте СИЦ (Ситуационно-информационного центра) Минтранса России. 

Важный нюанс: вам придется скачать эксель-файл (в нем содержится перечень компаний, включенных в Реестр) и уже по нему вести поиск. 

Проверка по ИНН/ОГРН/наименованию

Итак, в реестре содержатся все компании и ИП, которые уведомили государство о том, что они оказывают услуги экспедитора.

Чтобы найти нужного нам исполнителя, необходим хотя бы один из главных реквизитов:

• ИНН;
• ОГРН ЮЛ;
• полное наименование юридического лица.

Их можно узнать из ЕГРЮЛ или ЕГРИП или просто на официальном сайте экспедитора.

Что должно быть в выписке

Из реестра уведомлений ТЭД можно узнать следующую информацию об экспедиторе:

• реестровый номер экспедитора;
• дату включения в реестр;
• полное наименование юридического лица или ФИО ИП;
• ИНН;
• ОГРН.

Однако существует еще и выписка из реестра уведомлений ТЭД. Ее получает экспедитор после того, как его данные будут успешно приняты.

Помимо вышеперечисленных данных в выписке есть:

• контакты экспедитора;
• ОКВЭДы;
• номер записи в ЕРУЛ (Единый реестр учета лицензий).

Некоторые графы выписки могут оказаться пустыми, например, наименования территорий, где экспедитор ведет свою деятельность. Это нормально, так как экспедитор вправе их не заполнять при регистрации.

Что делать, если экспедитор говорит «подали, но нас еще не внесли»

Если экспедитор утверждает, что подал уведомление, но данные еще не попали в реестр, то это повод насторожиться и отложить принятие решения до момента, когда ситуация прояснится.

Дело в том, что даже если компания отправила все документы – не факт, что их включат в реестр. Да, возможны технические ошибки или заминки. Но государство не просто так проверяет уведомления.

Например, в ходе проверки может выясниться, что экспедитор подал заведомо неверные данные или его компания ликвидирована. В таком случае уведомление конечно рассмотрят, но присвоят ему статус «Отказано».

Еще один повод отказать во внесении в реестр ТЭД: проблемы с законом. Если выяснится, что у директора компании или ИП есть судимость за экономические преступления или нарушение правил перевозки опасных грузов, то экспедитора также не будет в реестре.

Кстати, за подобные нарушения из реестра могут и исключить. Поэтому, когда будете смотреть выписку – удостоверьтесь, что ее данные соответствуют официальному реестру.

Какие документы запросить: подтверждение подачи, выписка, договор, ЭПД-готовность  

Бывают случаи, когда у грузовладельца есть экспедитор, с которым он уже работал и все было в порядке. Но случилось так, что в реестре его пока нет или найти его не получается.

В таком случае, можно запросить дополнительные документы. Они могут быть разными.

Подтверждение подачи

Это могут быть, например, регистрационный номер обращения, уведомление о приеме документов или отметка о приеме, если документы подавались на бумаге. Также подойдет переписка с Ространснадзором, если запрашивались исправления или уточнения.

Выписка

Если есть выписка – то это уже гарантия, что экспедитор есть в реестре. Как правило, компании держат такую выписку в открытом доступе, например, на официальном сайте.

Если выписка есть – нужно сверить ее с данными Минтранса, а заодно сверить реквизиты.

Договор транспортной экспедиции

Еще до передачи груза ознакомьтесь с проектом договора. Проверьте, кто выступает исполнителем, как распределена ответственность сторон, порядок возмещения убытков и условия страхования, если оно предусмотрено.

ЭПД-готовность

Уточните, может ли экспедитор работать с электронными перевозочными документами (ЭПД): оформлять, подписывать и обмениваться ими через государственную информационную систему или оператора ЭДО.

Если компания заявляет о готовности к электронному документообороту, но фактически не использует ЭПД, это может привести к задержкам оформления перевозки и необходимости срочно переходить на бумажные документы.

Почему записи в ГосЛоге недостаточно для безопасной перевозки

К сожалению, проверка контрагента через ГосЛог не решает всех проблем. Да, запись в реестре говорит о многом, но далеко не обо всем.

Проще говоря, один только ГосЛог не проведет комплексную проверку перевозчика, а это значит, ее надо проводить дополнительно. 

Чек-лист проверки перевозчика/экспедитора перед заявкой

Перед передачей груза убедитесь, что вы проверили не только регистрацию экспедитора, но и ключевые сведения о компании, перевозчике и транспортном средстве.

Вот полный чек-лист проверки:

1. Найдите экспедитора в официальном реестре уведомлений ГосЛога.
2. Сравните сведения из реестра с реквизитами, указанными в договоре.
3. Убедитесь, что юридическое лицо или ИП не находятся в стадии ликвидации или прекращения деятельности.
4. Проверьте, не связан ли директор с фирмами-однодневками, массовыми регистрациями или другими рисковыми компаниями.
5. Убедитесь, что в отношении компании отсутствуют признаки банкротства, крупные долги и исполнительные производства.
6. Подтвердите личность водителя: сверьте ФИО, телефон и предоставленные документы.
7. Проверьте, что паспорт и водительское удостоверение действительны и не имеют признаков подделки.
8. Сопоставьте данные СТС с государственным регистрационным номером и VIN транспортного средства.
9. Убедитесь, что транспортное средство не находится в розыске.
10. Проверьте, что на автомобиль отсутствуют залоги и ограничения на регистрационные действия.
11. Изучите, нет ли негативной истории перевозок, признаков мошенничества или участия компании в сомнительных схемах.
12. Зафиксируйте результат проверки и примите обоснованное решение: допустить перевозчика к перевозке либо отказаться от сотрудничества.

Как РискЛогистика помогает проверить перевозчика и экспедитора быстрее

Чек-лист, который мы разместили выше, перекрывает все возможные риски, с которыми может столкнуться грузовладелец. Но чтобы пройти его от начала до конца, придется провести несколько последовательных проверок.

ГосЛог же, по сути, пока даст нам ответ, зарегистрирован ли экспедитор и имеет ли он право заниматься ТЭД, а также подскажет реквизиты, которые нужно сверить. Но для принятия взвешенного решения по конкретной заявке этого недостаточно.

РискЛогистика объединяет эти проверки в одном отчете и полностью берет на себя проверку по всем необходимым источникам. А их, кстати, больше 120. Представьте, сколько бы времени потребовалось, чтобы посмотреть каждый из них.

РискЛогистика сделает это за 2 минуты. В результате у вас будет один отчет, где вы найдете комплексные сведения о компании, директоре, водителе и транспорте. С его помощью вы легко выявите потенциальные риски и сформируете обоснованное решение: можно ли работать с перевозчиком или стоит отказаться от сотрудничества.

А если что-то в отчете вызовет настороженность – можно заказать углубленный анализ от специалиста службы безопасности. За 30-60 минут он перепроверит отчет, выявит слабые места и даст понятную резолюцию.

Стоимость автоматической проверки – от 120 рублей за отчет, проверки службой безопасности – от 300 рублей за заявку. Конечная стоимость будет зависеть от выбранного тарифа.