Что такое shadow IT и как эффективно управлять неконтролируемыми технологиями в компании

Замечали ли ваши айтишники, как в компании появляются «левые» чаты, файлообменники или онлайн-сервисы, о которых никто официально не говорил?

На первый взгляд ­­– безобидная или даже полезная инициатива. Но на практике такие решения ­­– тихая угроза, способная обойти любые системы безопасности.

Разберем, что такое shadow IT, почему оно появляется и как держать его под контролем.

Что такое теневое ИТ?

Shadow IT — это использование сотрудниками IT-решений (устройств, программ, сервисов), которые не санкционированы и не контролируются корпоративным IT-отделом.

Основные примеры в современном бизнесе

Посмотрим пристальнее на Shadow IT: что это на практике?

Теневая ИТ-инфраструктура компании складывается из инструментов и сервисов, которые сотрудники решили использовать без прямого разрешения работодателя и айтишников.

Основные причины появления shadow IT

Теневое ИТ не возникает просто так. Как правило, оно имеет реальную ценность для работников: помогает им быстрее работать, упрощает рутину, облегчает общение с коллегами…

Возникновение теневого айти – это сигнал для бизнеса. Значит что-то идет не так и можно сделать лучше. Понимание причин помогает не просто выявлять shadow IT, но и выстраивать эффективную стратегию управления компанией.

Медленные внутренние процессы и бюрократия

По правилам, чтобы получить нужный софт, работник должен подать заявку IT-департаменту, получить согласие руководителя, дождаться согласования, а потом и установки программы.

Если это занимает много времени, а дедлайны горят, shadow IT помогает обойти формальности и сразу приступить к работе.

Отсутствие удобных корпоративных инструментов

Разработка корпоративных продуктов – частая практика. Но когда собственные разработки компании сложные, медленные или неудобные, сотрудники выбирают простые и привычные сторонние инструменты.

Удаленная работа и рост SaaS-сервисов

С увеличением количества удаленных сотрудников и популярностью облачных сервисов (SaaS) становится проще использовать инструменты без согласования с IT. Люди подключаются к внешним платформам для совместной работы, обмена файлами или автоматизации рутинных задач.

Блокировка приложений на территории России

Ограничения и блокировки популярных программ и сервисов заставляют сотрудников искать альтернативные решения. Например, пиратские версии программ или малоизвестные платформы с аналогичными функциями.

Отсутствие понимания рисков и ИТ-политик со стороны бизнес-подразделений

Неосведомленность о правилах, политике безопасности и возможных последствиях использования сторонних технологий приводит к непреднамеренному появлению shadow IT. Часто сотрудники просто не знают, какие инструменты допустимы, а какие могут создавать проблемы для компании.

Основные риски и угрозы shadow IT

Теневое IT создает зоны неопределенности, где корпоративная безопасность и защита данных ослабевают. Рассмотрим основные угрозы, которые могут возникнуть при использовании неконтролируемых технологий.

Утечка и потеря данных

Сотрудники могут загружать корпоративную информацию на сторонние сервисы или личные устройства без защиты. Это повышает риск случайной или целенаправленной утечки, а также потери важных данных.

Нарушения закона

Неконтролируемые приложения и сервисы могут не соответствовать законам о защите данных или отраслевым стандартам. Это создает юридические риски и может привести к штрафам или санкциям.

Вирусы, вредоносное ПО и кибератаки

Неофициальные программы и плагины часто обходят корпоративные антивирусы и средства защиты. Shadow IT может стать источником вирусов, троянов и других киберугроз.

Проблемы с интеграцией и управлением

Сторонние сервисы не всегда совместимы с корпоративными системами. Это создает хаос в процессах, усложняет контроль и ведет к ошибкам в работе и отчетности.

Снижение прозрачности и контроля

Когда ИТ-отдел не видит, какие технологии используются, невозможно полностью управлять доступом к данным, следить за безопасностью и оценивать нагрузку на инфраструктуру.

Как выявить теневые ИТ в компании

Выявление shadow IT — первый шаг к контролю и минимизации рисков. Понимание того, какие технологии и сервисы используют сотрудники без согласования с IT, позволяет вовремя принимать меры и интегрировать их в безопасную корпоративную среду.

Аудит используемых приложений и устройств

Регулярная проверка того, какие программы, сервисы и устройства подключаются к корпоративной сети, помогает выявить несанкционированные решения. Используются журналы активности, списки установленных приложений и мониторинг сетевого трафика.

Опросы и интервью с сотрудниками

Прямое общение с командами и подразделениями позволяет понять, какие инструменты они используют для работы, и выявить «незарегистрированные» приложения и сервисы.

Мониторинг облачных сервисов и SaaS

Анализ корпоративного трафика на предмет подключения к внешним облачным платформам помогает выявлять shadow IT. Сюда входят как популярные SaaS-сервисы, так и менее известные онлайн-приложения.

Использование специализированных инструментов

Существует ряд программ и сервисов, которые помогают IT-отделу автоматически выявлять теневые ИТ в компании. 

К таким инструментам относятся:

• CASB ­­– Cloud Access Security Broker.
• Системы мониторинга сети и трафика.
• DLP-системы.
• Утилиты управления программным обеспечением.

Шаблон методики поиска теневых IT

Для системного выявления shadow IT используйте пошаговый подход, где каждая стадия предполагает конкретное действие IT-отдела и бизнес-подразделений.

Соберите информацию о текущих приложениях и устройствах

• Создайте список всех официально разрешенных программ, сервисов и устройств.
• Зафиксируйте наблюдения сотрудников и данные сетевого мониторинга.

Проверьте сетевой трафик и подключения к облачным сервисам

• Используйте системы мониторинга сети и DLP для выявления сторонних соединений.
• Отследите, какие сервисы используются без официального согласования.

Определите реальные потребности и привычки сотрудников

• Проведите опросы или короткие интервью, чтобы узнать, какие инструменты команды используют на практике.
• Мотивируйте сотрудников честно делиться информацией, без страха наказания.

Проанализируйте и классифицируйте найденное shadow IT

• Разделите технологии по категориям: устройства, программы, SaaS-сервисы, нейросети.
• Оцените критичность каждого инструмента и возможность его безопасного контроля.

Проверьте пользователей shadow IT

Если в ходе проверки выяснилось, что найденный инструмент заражен вирусом или умеет сливать данные налево, то нужно проверить и того, кто принес его в компанию. Возможно это было сделано злонамеренно, а удобство пользования – всего лишь прикрытие.

Для проверки сотрудников есть специализированные инструменты. Например, сервис проверки соискателей и работников от SpectrumData. Этот сервис проверит работника или соискателя по десяткам баз данных и покажет, нет ли в его биографии темных пятен. Вдруг он установил на корпоративный компьютер шпионский софт, чтобы покрыть долги или помочь конкурентам?

Весь профиль финансовой и правовой благонадежности будет доступен в удобном отчете.

Документируйте результаты и разработайте план действий

Создайте карту теневого IT с указанием владельцев, способов использования и приоритетов контроля.

Это станет основой плана для дальнейших действий.

Как бороться с теневыми ИТ: стратегии и инструменты

Итак, вы выявили кто, что и зачем использует без ведома IT-специалистов и начальства. Теперь пора брать теневые инструменты под контроль.

Есть три варианта возможных действий:

1. Запретить.
2. Интегрировать.
3. Заменить.

Вот как эти стратегии можно реализовать.

Можно выбрать что-то одно, а можно совместить. Чтобы выбрать конкретные шаги, оцените все инструменты, которые используют ваши работники. Такой анализ поможет понять, что делать. 

Какие действия предпринять в зависимости от особенностей shadow it:

• Если программа, которую использует сотрудник, содержит вирусы, трояны, шпионское ПО или эксплойты, ее следует заблокировать и найти безопасную альтернативу.
• Любой софт или инструмент, нарушающий законы, например, закон о персональных данных или авторские права, также нужно немедленно запретить.
• Если программа безопасна и IT-специалисты могут ее контролировать, то ее можно интегрировать.
• Если безопасно интегрировать софт или сервис не получится, то нужно найти или разработать какой-то инструмент на замену. Главное, чтобы он был не менее полезным и удобным.

Помните: никаких репрессий и наказаний. Если какой-то популярный в коллективе инструмент нельзя использовать, то объясните почему и подберите альтернативу. Не запугивайте команду, а общайтесь и изучайте их потребности. Так вы не только возьмете под контроль shadow IT, но и повысите лояльность и эффективность работников. А запуганные сотрудники наоборот, будут тщательнее прятаться.

Shadow IT: главное

• Теневое айти – это любые it-решения, которые сотрудники используют без ведома начальства. Это могут быть, например, мессенджер, парсер или нейросеть. Главное, что «уводит» инструмент в тень, это отсутствие контроля со стороны IT-шников.
• Как правило, появление shadow IT – это показатель, что работа построена неэффективно: у сотрудников нет удобных или эффективных программ и сервисов, поэтому они ищут решения на стороне.
• Теневое IT несет потенциальную угрозу: вирусы, утечки данных или нарушения законодательства. Поэтому его нужно искать и контролировать.
• Искать сторонние программы в корпоративной системе можно как с помощью технологий, так и беседуя с сотрудниками. Нужно делать так, чтобы подчиненные не боялись говорить о нехватке ресурсов.
• Все обнаруженные элементы shadow IT можно запретить, интегрировать или заменить. Чтобы выбрать конкретный шаг, нужно проанализировать, насколько обнаруженный инструмент опасен, полезен и можно ли взять его под контроль.

Автор: Михаил Нохрин