Автоматизация бизнес-процессов: как масштабировать компанию и сохранить прозрачность управления

Любая компания со временем меняется: приходят новые сотрудники и клиенты, появляются дополнительные направления работы и внутренние процессы. И чем больше становится бизнес, тем сложнее ему расти дальше – на выполнение повседневных задач и управление требуется все больше ресурсов.

Один из способов снизить нагрузку и сохранить управляемость компании – автоматизация рабочих процессов.

Вместе с экспертом разберемся, какие процессы можно автоматизировать, какие инструменты для этого существуют и как правильно внедрять их в работу.

Наш эксперт

Тимур Новопашин

• эксперт по подбору персонала в Центральной, Восточной Европе и СНГ
• сооснователь телеграм-сообщества для HR – Recruitment for Friends

Что такое автоматизация бизнеса простыми словами

Автоматизация бизнес-процессов – это передача повторяющихся рутинных задач программам и цифровым сервисам с целью уменьшения ручного труда, ускорения работы и снижения влияния человеческого фактора.

При этом автоматизация – это не просто использование программ в работе. Если вместо бумажной таблицы сотрудник вручную заполняет электронную, сам переносит из нее данные и отправляет отчеты коллегам, процесс остается ручным. Автоматизация начинается там, где часть этих действий выполняется без постоянного участия человека.

Зачем бизнесу автоматизация: от экономии ФОТ до управления рисками

Задача автоматизации не заменить сотрудников программами, а передать им работу, которую можно выполнять без постоянного участия человека. Это помогает эффективнее использовать ресурсы и справляться с растущим объемом задач без пропорционального увеличения штата.

Автоматизация позволяет:

• Сократить расходы. Меньше ручных операций – меньше рабочего времени на них и ниже нагрузка на фонд оплаты труда.
• Ускорить работу. Программы могут автоматически переносить данные, формировать документы и отчеты, отправлять уведомления.
• Снизить влияние человеческого фактора. Система не забудет выполнить действие и не будет совершать мелких ошибок, если это предусмотрено алгоритмом.
• Сделать процессы прозрачнее. Руководитель видит статус задач, сроки и другие показатели без ручного сбора информации.
• Снизить риски. Автоматические проверки помогают контролировать обязательные процедуры при работе с документами, платежами или найме сотрудников.

В результате бизнес может обрабатывать больше заказов, обслуживать больше клиентов и масштабироваться без сопоставимого роста расходов и управленческой нагрузки.

Сигналы, что бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Теоретически автоматизировать можно многие операции, но на практике это не всегда оправданно. Чтобы определить, что можно автоматизировать, а что не стоит, проверьте бизнес-процесс по нескольким критериям.

Повторяемость и объем

Если процесс состоит из действий, которые приходится выполнять часто и в большом количестве, – это первый кандидат на автоматизацию. Если какие-то задачи возникают редко и занимают мало времени, то заводить для них специальные программы для ведения бизнеса не обязательно.

Понятные правила

В ситуации, когда процесс отлажен и понятен, а также его можно разбить на четкие шаги, технологии автоматизации бизнеса уместны. Но когда каждый случай требует отдельной оценки и решения, то лучше контролировать его самому.

Вероятность ошибки со стороны человека

Если шанс того, что человек может совершить ошибку, выше, чем ошибка со стороны программы для автоматизации, то лучше отдать эту часть работы ей. Если наоборот, то логичней предпочесть живой взгляд.

Незначительная роль человека

Есть практически «безликие» операции. Например, неважно, кто именно переносит данные или отправляет стандартное уведомление.

Но есть процессы, где важно человеческое участие: личное общение, понимание ситуации, эмпатия, способность учесть контекст и принять нестандартное решение. Даже если такую работу технически можно автоматизировать, делать это полностью не всегда стоит.

Примеры автоматизации процессов: продажи, финансы, HR, логистика

Рассмотрим на конкретных примерах, для чего нужна автоматизация в разных сферах бизнеса и какие задачи ей можно передать.

Обзор систем и инструментов автоматизации бизнеса

Для автоматизации используют разные решения: есть большие системы автоматизации бизнеса, которые объединяют работу целых подразделений, а есть точечные инструменты автоматизации для отдельных операций.

Выбор зависит от того, какие процессы компания хочет автоматизировать и насколько глубоко они связаны между собой.

Типы систем: ERP, CRM, BPM, HRM

Системы управления бизнесом различаются прежде всего задачами, для решения которых они предназначены.

При этом для большой федеральной компании нужна комплексная автоматизация бизнеса, которая включает сразу все системы. Но для большинства бизнеса удобнее подобрать несколько решений под конкретные процессы и связать их между собой.

Современные инструменты: low-code, RPA, AI-решения

Помимо классического программного обеспечения для бизнеса, существуют инструменты, которые позволяют автоматизировать отдельные задачи или дополнить уже используемые системы.

Они не обязательно заменяют ERP, CRM или HRM, чаще дополняют существующую инфраструктуру и позволяют автоматизировать отдельные операции без перестройки всей системы управления бизнесом.

Low-code-платформы позволяют создавать приложения и автоматические сценарии с небольшим объемом программирования. Например, можно настроить форму заявки, согласование документа или передачу данных между сервисами.

RPA-боты имитируют типовые действия пользователя: открывают программы, переносят данные, заполняют формы, формируют файлы. Они полезны в том числе тогда, когда необходимые системы нельзя напрямую связать по API.

AI-решения подходят для задач, где недостаточно простого алгоритма. Они могут анализировать и классифицировать тексты, извлекать информацию из документов, готовить черновики ответов или помогать обрабатывать большие объемы данных.

Но стоит понимать, что даже если современные ИИ уже бывает трудно отличить от человека, доверять ему полностью нельзя.

Безопасность при автоматизации найма: как проверить сотрудника за 3 минуты

Проверка кандидатов ­– идеальный пример адекватного тандема человека и инструмента автоматизации. Кандидат может произвести отличное впечатление на собеседовании, но скрыть миллионные долги, старые правонарушения или, например, сомнительные деловые связи.

Поэтому сведения о кандидате лучше проверять отдельно и опираться не только на его слова, но и на доступные объективные данные.

По такому принципу работает сервис XPerson от SpectrumData. Он автоматически проверяет кандидата по доступным источникам и собирает результаты в единый отчет. Проверка занимает около трех минут. HR же не тратит время на проверку всех реестров, а получает готовую структурированную информацию и на ее основе самостоятельно принимает решение с учетом требований компании.

А еще XPerson можно интегрировать с ATS, а через API – с другими корпоративными системами. Проверка становится частью общей воронки найма и не требует постоянного переключения между сервисами. Это особенно удобно при массовом подборе: нагрузка на HR снижается, а и время от начала подбора до закрытия вакансии сокращается.

Пошаговый алгоритм внедрения автоматизации на предприятии

Основные этапы автоматизации бизнес-процессов можно свести к пяти шагам:

Шаг 1. Выберите, что автоматизировать

Начните с процессов, которые реально надо улучшить. Например, те, которые отнимают много времени, слишком дорого стоят. Или же те, где часто совершаются ошибки из-за человеческого фактора. Далее определите, можно ли эти процессы автоматизировать, что это даст и во сколько обойдется.

Шаг 2. Разберите процесс

Определите, из каких этапов он состоит, по каким сценариям работает и какие действия можно передать программе. Отдельное внимание уделите вовлеченным в этот процесс сотрудникам.

Шаг 3. Выберите решение

Сравните подходящие системы и инструменты по возможностям, стоимости и сложности внедрения. Учитывайте, можно ли интегрировать их с уже используемым ПО и потребуется ли доработка под процессы компании.

Шаг 4. Протестируйте и внедрите

Не обязательно сразу перестраивать весь процесс. Проверьте решение на одном участке или небольшой группе сотрудников, соберите обратную связь и устраните проблемы. После этого автоматизацию можно запускать в полноценную работу.

Шаг 5. Оцените результат и масштабируйте

Проверьте, удалось ли с помощью автоматизации достичь поставленной цели: например, сократились ли расходы, количество ошибок или время выполнения задачи. Если решение показало результат, его можно масштабировать и использовать в других процессах.

Типичные ошибки в автоматизации рабочих процессов

При внедрении автоматизации рабочих процессов важно учитывать не только возможности технологий. Разберем три распространенные ошибки.

Ошибка 1. Автоматизация ради автоматизации

Не каждый процесс нужно передавать программе только потому, что это возможно или потому что так уже делает конкурент. Внедрение требует денег, времени и поддержки, поэтому начинать стоит с конкретной проблемы и заранее понимать, какой результат должна дать автоматизация. Возможно он не нужна или понадобится не так скоро.

Ошибка 2. Попытка полностью исключить человека

Автоматизировать сбор данных или выполнение типовой операции – не то же самое, что передать программе право принимать окончательное решение. Например, система может оценить кандидата по заданным критериям, выявить подозрительную операцию или предложить вариант ответа клиенту. Но результат должен требовать проверки сотрудником, а иногда и полного перехода в ручной режим.

Ошибка 3. Отсутствие запасного плана

Любая система может дать сбой, а поставщик программы – неожиданно уйти с рынка. Если нет инструкций, что делать, когда автоматизация встала – встанет и бизнес. Поэтому заранее определите, что делать в такой ситуации: как временно выполнять процесс вручную, где взять необходимые данные и кто отвечает за восстановление работы.

Ошибка 4. Игнорирование законодательства

Автоматизация не отменяет требований закона. Особенно это важно при работе с персональными данными, финансами, кадровыми документами и другой регулируемой информацией. Перед внедрением нужно проверить, какие данные разрешено собирать и обрабатывать, где их можно хранить.

Автоматизация бизнеса: главное

Автоматизация бизнес-процессов позволяет передать программам повторяющиеся операции, сократить ручной труд и количество ошибок.

В первую очередь автоматизировать стоит процессы, которые отнимают много ресурсов, работают по понятным правилам и не требуют постоянного участия человека. Для этого используют ERP, CRM, BPM, HRM и другие системы автоматизации, а также low-code, RPA и AI-инструменты.

Автоматизировать можно продажи, финансы, HR, логистику и другие направления. Например, в найме автоматизация помогает в том числе быстрее собирать и проверять данные о кандидатах.

Перед внедрением важно разобрать процесс, выбрать подходящее решение и протестировать его. При этом автоматизация должна решать конкретную проблему, учитывать требования законодательства и сохранять участие человека там, где необходимо принимать решения.

Автор: Михаил Нохрин