Как принять на работу иностранца: пошаговая инструкция

Прием на работу иностранца – процесс, который требует знания налогового и миграционного законодательства. Как оформить на работу иностранного гражданина, какая ответственность ждет работодателя за нелегального заграничного специалиста, какие документы стоит проверять? Все о том, как организовать прием на работу иностранного гражданина – пошаговая инструкция в нашем материале.

Прием на работу иностранца 2025: последние нововведения

Иностранцы и лица без гражданства имеют право работать в России и свободно распоряжаться своим правом на труд, однако существуют важные ограничения и требования.

Что нужно учитывать при приеме на работу иностранца:

• Ограничения на должности.

Иностранцы не могут занимать некоторые должности. Например, мигрант в РФ не сможет работать в организациях Вооруженных Сил ( Постановление Правительства РФ №755);

• Возрастное ограничение.

Трудовой договор с иностранным гражданином можно заключить только после достижения им 18 лет ( ст. 327.1 ТК РФ).

• Наличие патента или разрешения.

Мигрантов с РВП (временное проживание) и ВНЖ (вид на жительство) можно трудоустроить без разрешения на работу. В остальных случаях порядок трудоустройства будет зависеть от статуса иностранца.

В 2025 году изменились некоторые нюансы, которые важно учитывать при приеме на работу иностранца.

В декабре 2024 года правительство утвердило квоту на 234 958 разрешений на работу для иностранных граждан с визами в 2025 году ( Постановление Правительства от 03.12.2024 № 1707). Эта квота распределяется по регионам и отраслям в зависимости от потребностей.

Для трех видов деятельности ввели квоту в 0% (фактически это запрет на трудоустройство в указанных сферах):

• розничная торговля в нестационарных торговых объектах и на рынках;
• прочая розничная торговля вне магазинов, палаток, рынков;
• розничная торговля лекарствами в аптеках.

С 5 февраля 2025 года вступила в силу норма, согласно которой мигрант обязан работать в том регионе, где был выдан патент или разрешение на прием иностранцев на работу. А за наем мигранта с разрешением на работу, которое выдали в другом регионе, работодателя могут привлечь к ответственности. 

Под конец мая 2025 года приняли закон, согласно которому иностранец сможет работать по одному патенту в двух соседних регионах. Однако такая возможность будет только в Москве, Московской области, Петербурге и Ленинградской области. А сами регионы для этого должны подписать соглашение. 

Важно! В России начал работать общедоступный реестр работодателей, уличенных в нелегальном найме сотрудников ( Постановление Правительства РФ от 27.12.2024 № 1927). Вносить в этот реестр предложили в том числе тех, кто незаконно привлекает к работе трудовых мигрантов.

Как оформить на работу иностранного гражданина

Чтобы без нарушений оформить иностранного гражданина на работу, нужно учитывать его статус и удостовериться в наличии всех необходимых документов. И если для одних сотрудников достаточно паспорта, другим понадобится патент или разрешение на работу.

Разберем, как принять на работу иностранца в 2025 году и что нужно учитывать в каждом отдельном случае.

Шаг 1. Встаем на учет в ГУВД МВД

По-другому это называют аккредитацией работодателя в МВД. Она свидетельствует о том, что вы планируете принять на работу иностранца. Действует она всего год, а встать на учет можно за три дня. Для этого работодателю точно понадобится ИНН, выписка ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации юридического лица – список документов большой и его точный перечень лучше уточнять в отделе МВД.

Шаг 2. Определяем статус иностранного гражданина

От этого зависит, какие документы нужно будет проверять и как грамотно трудоустраивать иностранных граждан в соответствии с законодательством.

Временно пребывающие

Их можно разделить на визовых, безвизовых мигрантов и высококвалифицированных специалистов. Оформление на работу иностранного гражданина из этой категории требует соблюдения нескольких правил.

• страна для них открыта на тот период, что указан у них в рабочей визе;
• нужно получать разрешение на работу;
• могут работать только в той части страны, где выдано разрешение;
• работодателю нужно получить разрешение на привлечение и использование иностранных работников.

• это визовые мигранты, у которых средняя зарплата не ниже определенного уровня (зависит от специфики работы и регламентируется  ст.13.2, Федеральный закон от 25.07.2002 №115-ФЗ);
• им нужно получать разрешение на работу;
• ВКС виза позволяет ездить в длительные командировки в другие регионы;
• могут трудоустроиться только в той части страны, где выдано разрешение на работу;
• работодателю не нужно оформлять разрешение на привлечение трудовых мигрантов.

• без визы в Россию вправе приехать граждане некоторых стран, например, Таджикистана, Абхазии, Молдавии;
• трудовой мигрант должен получить патент на работу;
• работать можно только в том регионе, где выдали патент;
• иностранцам из Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Армении можно работать в России без патентов и разрешений на работу;
• с 21 февраля 2022 года с жителей Украины, ЛНР и ДНР также не требуют эти документы – это указано на сайте МВД;
• работодателю не нужно получать разрешение;
• с 1 января 2025 года безвизовым иностранцам суммарно можно находиться на территории РФ не более 90 суток в течение календарного года (ранее можно было находиться 90 дней каждые 180 дней).

Временно проживающие

Это иностранцы, которые получили разрешение на временное проживание (РВП).

Как принять на работу иностранца, у которого есть разрешение на временное проживание:

• им не нужны патенты и разрешения на работу;
• человек имеет право устроиться на работу только в том субъекте РФ, где ему выдали РВП;
• командировка в другую часть страны – не более 40 дней;
• зарегистрированы в системе ОМС, они имеют право на получение бесплатной российской медицины. 

Постоянно проживающие

У таких мигрантов есть специальный документ – вид на жительство. Он не имеет срока, Россия дает возможность обладателям такой бумаги постоянно проживать на территории государства. С этим документом иностранцы могут передвигаться по стране без ограничений. Остальные особенности приема на работу иностранца из этой категории такие же, как и у временно проживающих.

Шаг 3. Проверяем и оформляем документы

Перечень документов при приеме на работу иностранца зависит от статуса зарубежного специалиста. Мы составили таблицу, чтобы вам было проще понять, как оформить на работу иностранного гражданина и какие документы нужно учитывать при трудоустройстве мигранта.

Важно! Все бумаги должны действовать в течение всего срока трудовых отношений. Поэтому стоит периодически проверять их актуальность. А также внимательно все документы при приеме на работу иностранца. Малейшая ошибка может грозить работодателю большими проблемами. Организацию могут оштрафовать на 1 миллион рублей или приостановить ее деятельность на 3 месяца.

Проверить иностранца по реестру контролируемых лиц можно в соответствующем разделе на сайте МВД. Здесь же вы найдете инструкцию, как корректно заполнить форму для проверки мигранта.

Гражданам, внесенным в реестр контролируемых лиц, например, запрещено управлять транспортными средствами, а также переезжать за пределы населенного пункта, где они проживают.

Шаг 4. Проверяем трудового мигранта

Рекомендуемый порядок заключения трудового договора с иностранным гражданином включает не только изучение и подтверждение документов, но и проверку потенциального кандидата на благонадежность.

Что проверяем?

• нахождение в реестре контролируемых лиц;
• нахождение в розыске МВД;
• наличие исполнительных производств;
• нахождение списке экстремистов и террористов;
• участие в делах судов общей юрисдикции;
• нахождение в розыске ФСИН;
• статус иноагента.

Провести проверку по всем этим пунктам можно в одном месте с помощью платформы SpectrumData.  

Особенности работы с сервисом по проверке соискателей и сотрудников:

• вы оставляете заявку, указывая ФИО, почту, телефон и ИНН вашей компании;
• с вами связывается менеджер, с которым можно обсудить все появившиеся вопросы.

Он проведет презентацию сервиса и расскажет обо всех возможностях, готовых пакетных предложениях. А также при необходимости поможет с разработкой индивидуального решения, которое будет максимально эффективным для вашей компании:

• на основании вашего запроса формируется коммерческое предложение, которое будет выслано на указанную вами почту;
• после подписания договора и оплаты вы получите доступ к сервису. Работа может осуществляться через личный кабинет, мобильное приложение или API. 

Шаг 5. Оформляем сотрудника

Мигранта можно устроить как по трудовому договору, так и по гражданско-правовому. В процессе оформления на работу иностранного гражданина в договоре нужно обязательно указать:

• данные о разрешении на работу;
• информацию о патенте.

Затем работодатель издает указ о том, что принимает иностранца на работу, вносит информацию в его трудовую книжку, рассказывает ему о распорядке на предприятии и проводит инструктажи.  

Шаг 6. Сообщаем в МВД о том, что вы взяли на работу иностранца

Так, для найма иностранца нужно проверить наличие необходимых разрешительных документов (патент, разрешение на работу и т.д.), заключить трудовой договор и направить в МВД уведомление о приеме на работу иностранного гражданина. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после заключения договора. 

Уведомление о заключении трудового договора в МВД можно отправить через сайт Госуслуг, почтой или передать лично. Причем уведомлять нужно о приеме на работу каждого трудового мигранта отдельно. Есть исключения только для граждан Белоруссии: о них в МВД при заключении договора сообщать не нужно.

Прием иностранного работника на удаленке

Как оформить иностранца на работу в офисе – понятно. А что с удаленщиками?

Рассмотрим ситуацию, когда у предприятия возникла потребность нанять иностранца, который не меняет место жительства и не переезжает в Россию.

В этом случае есть смысл оформить договор ГПХ с иностранным гражданином. Дело в том, что в законодательстве РФ не прописан регламент работы с удаленщиками-иностранцами. А российское трудовое право работает только на территории России.

Иностранные сотрудники и страховые взносы

С 1 января 2023 года работодатель должен уплачивать страховые взносы временно пребывающим, временно и постоянно проживающим на территории РФ работникам из-за рубежа так же, как делал бы это в случае с гражданином России.  

Иностранцы, временно пребывающие в России (работающие по патенту), тоже зарегистрированы в системе обязательного медстрахования (ОМС). При этом требовать полис ДМС работодатель от такого заграничного специалиста больше не может. Однако воспользоваться правом на бесплатную медпомощь трудовой мигрант этой категории сможет только после трех лет регулярных выплат в систему ОМС. Правило уплаты взносов не касается высококвалифицированных специалистов без разрешения на временное проживание или без вида на жительство. Для них заключить договор на медобслуживание может работодатель, либо им придется это сделать самостоятельно.

Штрафы за нарушения порядка приема на работу иностранных граждан

Работодатели при приеме на работу иностранцев обязаны строго соблюдать требования закона. Нарушения могут привести к крупным штрафам (по ст. 18.15 КоАП РФ):

Особенности выплаты зарплаты иностранному гражданину

Выплата зарплаты иностранному гражданину в России имеет свои особенности, связанные с его статусом (резидент или нерезидент) и валютным законодательством.

Какие особенности нужно учитывать при выплате заработной платы иностранцу:

• Выплата только в рублях.

В трудовом договоре с иностранным гражданином зарплата должна указываться в российских рублях. Выплачивается заработная плата тоже в рублях, однако есть исключения, которые распространяются на дипломатов, сотрудников зарубежных госорганов и консулов.

• Безналичные расчеты для нерезидентов.

Иностранцы без ВНЖ (валютные нерезиденты) могут получать зарплату только безналичным переводом через банк. Валютным резидентам же можно выплачивать зарплату как наличными, так и переводом.

• Соответствие МРОТ.

Зарплата иностранца должна быть не ниже минимального размера оплаты труда (регионального или федерального).

• Особые требования для ВКС.

Если иностранец относится к высококвалифицированным специалистам, работодатель обязан выплачивать ему не менее 750 тысяч рублей за квартал (ст. 13.2 Федеральный закон №115-ФЗ).

Автор: Юлия Фролова, Дилара Ильясова